Metodología 5S: qué es, para qué sirve y cómo implementarla

Bastan apenas 5 palabras, todas empiezan por «S», para transformar por completo un lugar de trabajo, aumentar la productividad, minimizar errores y hacer que el entorno laboral sea más seguro y ergonómico. Descubre qué es la metodología 5S, qué ventajas ofrece a las empresas y cómo aplicarla de forma práctica.

¿Qué es la metodología 5S y cuáles son sus ventajas?

El método de las 5S es una técnica de gestión cuyo objetivo es lograr espacios de trabajo más organizados, productivos, ergonómicos, seguros y de mayor calidad. El nombre deriva de cinco términos japoneses que comienzan con la letra «S» y representan los 5 pasos necesarios para transformar cualquier espacio en un espacio de trabajo lean.

1. Seiri (Clasificación). El primer paso significa clasificación, es decir, separar lo que realmente se necesita de lo que no se necesita en un espacio de trabajo;
2. Seiton (Orden). El lema de este paso no puede ser más sencillo: “un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar”. Ordenar significa encontrar el espacio más adecuado para cada utensilio, con el objetivo de que sea más fácil encontrarlos y utilizarlos;
3. Seiso (Limpieza). El objetivo del tercer paso es limpiar a fondo todos los equipamientos y restaurar cada máquina y herramienta para garantizar que se encuentran siempre en perfecto estado operativo;
4. Seiketsu (Estandarización). La estandarización consiste en documentar las condiciones obtenidas en los tres pasos anteriores para que sea más fácil mantener el espacio organizado y limpio en el futuro;
5. Shitsuke (Disciplina). El último paso es la creación del nuevo hábito para seguir las reglas y normas establecidas en los pasos anteriores.

El origen de la metodología 5S está relacionado con el Sistema de Producción Toyota (TPS), el sistema de producción que transformó el sector automovilístico – y la gestión industrial – a mediados del siglo XX. Desde su origen, esta metodología se ha expandido a una amplia variedad de sectores, hasta el punto de que puede aplicarse en cualquier empresa, incluso en áreas no industriales. Este es un recurso que sirve para complementar otras herramientas de mejora continua, que permiten a las empresas crecer y optimizar sus espacios de trabajo.

El método 5S es una forma de crear estabilidad en un entorno de trabajo, facilitar la detección de errores y reducir el desperdicio en las operaciones. De esta forma, los empleados pueden concentrarse en tareas de valor añadido, sin distracciones ni acciones innecesarias, como desplazarse para ir a buscar materiales, o hacer movimientos o esfuerzos innecesarios.

Finalmente, las 5S también son una herramienta importante para la transformación cultural, ya que permite a los empleados asumir la responsabilidad total de mantener y mejorar sus espacios de trabajo.

¿Cómo aplicar el método de las 5S de manera práctica?

La forma de aplicación de las 5S viene indicada en el propio nombre, o mejor dicho, en los 5 nombres que la componen. La secuencia de estos 5 pasos sirve como guía para la implementación y debe realizarse de esa manera.

Seiri (Clasificación)

El primer paso de las 5S es analizar todo lo que está presente en el espacio de trabajo (todas las herramientas, materiales, equipamientos) para determinar lo que realmente debe estar presente y lo que se puede quitar. Este proceso debe realizarse en equipo, incluyendo a las personas que trabajan en ese espacio, lo que puede generar cierto debate sobre el valor de cada objeto.

Por ejemplo, imagina que durante este paso encuentras herramientas que no has utilizado recientemente, pero que puedes necesitar en el futuro. En estos casos, utiliza el método de la etiqueta roja. Las etiquetas rojas se colocan en los objetos que están en duda, y estos son colocados en un área separada. Si después de unas semanas los productos siguen sin usarse, se pueden retirar.

Seiton (Orden)

Una vez que hayas retirado todo lo que no necesitas, puedes comenzar a colocar todo lo que sobra en los lugares más apropiados. Es probable que notes que el espacio disponible parece haber aumentado.

Durante esta fase, es necesario encontrar una lógica de orden que funcione para la realidad de cada empresa. Por ejemplo, puedes optar por ordenar las herramientas en función de su frecuencia de uso, de su peso, de las tareas que normalmente se realizan juntas o incluso según el recorrido de los empleados.

La frecuencia de uso es una de las reglas más utilizadas. El concepto es simple: lo que más se usa, está más cerca del empleado, generalmente al alcance de la mano. Lo que solo se usa una vez por semana se coloca un poco más alejado, y así sucesivamente.

Seiso (Limpieza)

La limpieza es uno de los pasos más descuidados e importantes de las 5S. Además de la limpieza básica, esta fase implica restaurar los equipamientos para garantizar que están en perfectas condiciones para el trabajo, lo que puede significar el mantenimiento de máquinas y herramientas. Por lo tanto, es necesario planificar con anticipación para poder reunir los recursos y las personas necesarias.

Sobre todo, esta etapa representa un cambio cultural importante. La limpieza no es responsabilidad exclusiva de un equipo externo, sino que ahora la asumen las personas que allí trabajan, adquiriendo así un mayor compromiso.

Seiketsu (Estandarización)

La estandarización es uno de los pasos de las 5S que suele generar más resistencia, pero es fundamental para que todo el trabajo no haya sido en vano. Una vez que se completen los primeros tres pasos, la diferencia será notable. Todo lo que no se necesitaba habrá sido retirado, el espacio estará organizado y limpio, y los equipamientos estarán en buen estado de funcionamiento.

El problema ahora será mantener este proceso. Y ese es el propósito de este paso. Estandarizar permite sistematizar todos los pasos aplicados y convierte los esfuerzos puntuales en hábitos. Para crear un estándar 5S, es necesario asignar tareas regulares, crear horarios e instrucciones para que estas actividades se vuelvan rutinarias. Establece los procedimientos operativos necesarios para no volver a la situación inicial.

El dicho “una imagen vale más que mil palabras” se aplica perfectamente aquí. Una de las formas más simples de estandarización es el uso de fotografías, colocadas cerca del lugar de trabajo, que muestren el estado ideal que se debe mantener. En alternativa, una lista con los puntos de verificación resulta muy útil e indica qué hacer y cuándo.

Shitsuke (Disciplina)

El último paso de las 5S también es el más difícil de alcanzar, y uno que nunca termina. Con los procedimientos 5S implementados, ahora es necesario crear la disciplina para mantenerlos siempre vigentes.

Para ello es necesario crear momentos, tiempos y hábitos para verificar y mejorar las 5S. Como toda actividad de mejora continua, mantener la disciplina requiere la participación de todas las personas, todos los días, en todas las áreas de la empresa. Por lo tanto, todo el equipo, desde el liderazgo hasta los operadores, debe participar en esta fase.

De esta forma, las 5S pasan a formar parte de la cultura de la empresa. Y cuando esta metodología se mantiene en el tiempo, es cuando las empresas empiezan a ver resultados positivos y continuos.

MultiWasher, tecnología para implementar la metodología 5S

MultiWasher es la máquina de lavado industrial de última generación desarrollada por Somengil. Alcanza altas temperaturas, lo que permite limpiar adecuadamente cualquier utensilio utilizando cantidades mínimas de detergente, agua y energía.

Además, es un dispositivo ergonómico que facilita la aplicación de las 5S en cualquier empresa. Con Multiwasher los operarios no tienen que colocar y retirar cada utensilio individualmente, como en una máquina tradicional. Este proceso se realiza en carros o bandejas personalizados que se lavan en la máquina para minimizar los movimientos repetitivos y pesados.

Por otro lado, la configuración de los parámetros de lavado se realiza convenientemente en un dashboard intuitivo a la altura de los ojos, para que los empleados puedan iniciar los ciclos de lavado con apenas unos clics.

Pero la principal característica de Multiwasher es que es la máquina la que se adapta a las personas y a los procesos, y no al revés. Antes de cada instalación, estudiamos cómo encajará el equipamiento en el flujo de trabajo de la empresa para aumentar la productividad y minimizar los riesgos ergonómicos. Apúntate a nuestro webinar y compruébalo tú mismo.