Método Kaizen: o que é e como aplicar

O método Kaizen segue uma abordagem única de melhoria contínua e é o caminho para a excelência operacional. Descubra em que consiste, para que serve e como implementar.

Criar uma cultura de excelência operacional é uma ambição partilhada por organizações de todo o mundo. Conseguir o envolvimento de todos os colaboradores todos os dias e em todas as áreas na identificação e implementação de melhorias nos processos pode parecer um sonho longínquo para a maioria dos gestores. Mas esta é a força do método Kaizen. Descubra em que consiste, quais as vantagens e como implementar de forma prática.

O que é o método Kaizen?

O método Kaizen, originalmente um conceito de gestão japonês, tem por base a melhoria contínua. Empresas japonesas, como a Toyota, usam-no há décadas para fazer melhorias nas linhas de montagem, na cadeia de abastecimento e noutros processos da organização.

É uma abordagem em que os colaboradores, a todos os níveis de uma empresa, trabalham juntos para melhorar de forma consistente e eliminar o desperdício das operações. O método Kaizen combina assim as competências únicas de cada pessoa para criar um poderoso motor de melhoria contínua que transforma a empresa a partir de dentro.

Qual é o objetivo do método Kaizen?  

O objetivo do método Kaizen é a construção de uma cultura de melhoria contínua onde todos sugerem e implementam melhorias. É uma forma de pensar que, em organizações líderes a nível mundial, é transversal aos diretores, gestores intermédios e operadores.

Para além da vertente cultural e de mindset da equipa, o método Kaizen tem uma forte aplicação prática. Funciona em workshops intensivos, também chamados eventos Kaizen, em que o objetivo é a melhoria de áreas específicas da empresa. Estes eventos envolvem equipas de diferentes áreas e níveis hierárquicos, com ênfase especial no envolvimento das pessoas que executam o processo que se pretende melhorar.

Quais são as vantagens do método Kaizen?

Da motivação dos colaboradores ao aumento de produtividade, são vários os benefícios do método Kaizen para as empresas. Estes são os mais importantes.                

Motivação dos colaboradores

O foco do método Kaizen está em criar uma cultura de envolvimento de todos os colaboradores. Cada pessoa tem voz ativa na definição das oportunidades de melhoria e na mudança dos processos. Por este motivo, a resistência à mudança – que pode acontecer em qualquer processo de transformação – é reduzida. Os colaboradores sentem-se mais motivados por serem ouvidos e por as suas opiniões serem tidas em conta. Para 9 em cada 10 pessoas, este é o principal fator de motivação, para além do salário.

Maior eficiência e produtividade

O método Kaizen tem como objetivo fazer mais com o mesmo. Ou seja, fazer uma utilização mais inteligente dos recursos disponíveis, incluindo água, energia e os equipamentos industriais mais críticos. Foi com estes princípios de melhoria contínua em mente que, na Somengil, aperfeiçoamos a MultiWasher ao longo de quase duas décadas. Foram vários anos de otimização contínua que nos conduziram a um equipamento de lavagem industrial diferente de tudo o que o mercado oferece. Esta máquina, desenhada a pensar nas necessidades de clientes na área de food service, catering, industrial e hospitalar, tem capacidade para lavar qualquer tipo de utensílios, de peças mecânicas, a ferramentas e pratos.

 Melhorias de segurança

À medida que as melhorias vão sendo feitas nos processos, segue-se um aumento natural dos níveis de segurança, uma extensão natural de operações mais estáveis e fiáveis. Quando novas ideias para limpar e organizar as áreas de trabalho são implementadas, a segurança é melhorada. E é precisamente por este motivo que a MultiWasher foi desenhada num conceito de cabine fechada, em que todos os processos de lavagem ocorrem de forma a proteger o operador. Desta forma, as pessoas não são expostas a químicos, temperaturas elevadas ou vapores.

Maior Eficiência

Seguir os princípios do método Kaizen é o caminho para a excelência operacional. Ao criar áreas de trabalho desenhadas para aumentar a eficiência, está-se a libertar as operações de desperdício, tarefas desnecessárias pelas quais o seu cliente não está disposto a pagar. Basta pensar na quantidade de movimentos desnecessários, retrabalho, produção em excesso ou no sobre-processamento que afeta a maioria das empresas.

Com o método Kaizen, todos participam no processo de melhoria e no esforço de implementação. Esta série de pequenos passos não é apenas mais acessível e fácil para os colaboradores: também resulta em grandes mudanças e melhorias na qualidade, eficiência, segurança e produtividade que produzem um impacto positivo nas margens de lucro da empresa.

Como implementar o método Kaizen na prática?

Os eventos Kaizen são a base do método Kaizen e é onde as melhorias são identificadas e implementadas. Podem durar algumas horas, dias ou até semanas. Antes de começar, importa definir o âmbito da iniciativa e reunir a equipa certa, incluindo as pessoas que lidam com o processo em questão todos os dias.

Depois, siga estas etapas, em equipa.

1. Descreva o estado atual. Como é feito o processo atualmente? Quantifique o estado atual em números, e escreva as principais etapas do processo à data. Recolha fotografias e documentos relevantes e coloque toda a informação de forma visual num quadro ou parede, para que todos possam acompanhar.
2. Estabeleça uma visão futura. Como deveria ser o processo no futuro? Identifique os objetivos quantificáveis que pretende atingir e descreva os requisitos gerais de como o processo deveria funcionar no futuro. Desenhe de forma esquemática como imagina o processo após a intervenção da equipa.
3. Descreva o problema. Quais são os obstáculos que impedem de passar do estado atual para a visão futura? Comece com um brainstorming global e depois selecione os problemas mais importantes a resolver.
4. Identifique as causas raiz. Porque é que estes problemas críticos acontecem? Para os problemas que identificou como mais importantes, vá ao fundo da questão. Pergunte “Porque é que este problema acontece?” até perceber a causa, não o sintoma.
5. Defina um plano de ação. Quais são os quick-wins para eliminar a causa raiz? Em brainstorming, reúna as ideias que geram maior consenso para atacar a causa raiz. Depois, está na hora de distribuir trabalho entre todos, e dar o melhor uso aos talentos de cada um. Identifique as ações de melhoria, e atribua um responsável e data de conclusão, dentro da duração do evento Kaizen.
6. Implemente as melhorias. O que pode fazer com soluções de baixo custo para testar as soluções? O teste e implementação de melhorias é a parte central do evento Kaizen, em que os elementos da equipa vão ao local onde as tarefas são executadas para experimentar as soluções com métodos low-cost. Por exemplo, pode construir mockups com cartão e paletes, ou um software simples de teste.
7. Confirme os resultados. O problema foi resolvido? Confirme se o KPI que definiu foi atingido. Em caso afirmativo, prepare a passagem dos testes e mockups que fez para algo mais definitivo. O evento Kaizen está terminado. Caso contrário, volte à fase de brainstorming de melhorias.

Este ciclo de melhoria é a base do método Kaizen e é conhecido como PDCA. As letras significam Plan, Do, Check, Act, ou Planear (passos 1 a 4 do evento Kaizen), Executar (passo 5 e 6), Verificar e Agir (passo 7).

Somengil, o método Kaizen no nosso ADN

Na Somengil, incorporamos o método Kaizen em cada equipamento de lavagem industrial que produzimos. Desde o desenho ao fabrico, procuramos constantemente novas formas de simplificar processos, agilizar operações e reduzir o desperdício. A nossa história, que começou em 2002, ensinou-nos a importância desta maneira de pensar. Cada ação, cada euro, cada litro de água tem valor.

Aplicamos os mesmos princípios nas instalações na casa do cliente – antes de propormos uma solução, estudamos a fundo os seus processos de trabalho, os objetivos e os obstáculos específicos de cada workflow. Desta forma, é a máquina que se adapta ao processo e às pessoas, não o contrário. Entre em contacto com a nossa equipa para transformar o seu processo de lavagem com o método Kaizen.