Metodologia 5S: o que é, para que serve e como implementar?

Bastam apenas 5 palavras, todas começadas por “S”, para transformar por completo um posto de trabalho, aumentar a produtividade, minimizar erros e tornar o espaço mais seguro e ergonómico. Descubra o que é a metodologia 5S, quais as vantagens para as organizações e como implementar de forma prática.

O que é a metodologia 5S e quais as vantagens?

Os 5S são uma metodologia de organização do posto de trabalho, cujo objetivo é obter um espaço mais produtivo, ergonómico e seguro, com menos desperdício e maior qualidade. O nome deriva de cinco termos japoneses que começam com a letra “S” e que representam os 5 passos necessários para transformar qualquer espaço numa área de trabalho lean.

1. Seiri (Triagem). O primeiro passo significa triagem, ou seja, a separação do que é efetivamente necessário do que não precisa de estar num determinado posto de trabalho;
2. Seiton (Arrumação). O lema deste passo não podia ser mais simples: “um local para cada coisa, cada coisa no seu local”. Arrumação significa encontrar o espaço mais adequado para cada utensílio, de forma a aproximar as ferramentas mais utilizadas do utilizador;
3. Seiso (Limpeza). O objetivo do terceiro passo é limpar a fundo os equipamentos e restaurar cada máquina e ferramenta às suas ideais condições de uso;
4. Seiketsu (Normalização). A normalização consiste em documentar as condições obtidas nos três passos anteriores para que seja mais fácil manter o espaço organizado no futuro;
5. Shitsuke (Disciplina). O último passo é a criação do novo hábito de seguir as regras e as normas estabelecidas para o espaço.

A origem da metodologia 5S está relacionada com o Sistema de Produção da Toyota (TPS), o método de produção que transformou o setor automóvel – e a gestão industrial – em meados do século XX. Mas, desde a sua origem, já expandiu a uma enorme diversidade de setores de atividade, ao ponto de poder ser aplicada em qualquer empresa, incluindo em áreas não industriais. Este é mais um recurso a juntar a outras ferramentas de melhoria contínua, que permitem que as organizações continuem a evoluir e a otimizar os postos de trabalho.

Os 5S são uma forma de criar estabilidade num ambiente de trabalho, facilitar a identificação de erros e reduzir o desperdício nas operações. Desta forma, as equipas podem concentrar-se no trabalho que efetivamente acrescenta valor, sem distrações desnecessárias ou ações como a procura de materiais ou informação, a realização de movimentos desnecessários ou o excesso de esforços. 

Por fim, os 5S são também é uma importante ferramenta de transformação cultural, permitindo que os operadores assumam total responsabilidade pela manutenção e melhoria do seu postos de trabalho.

Como implementar os 5S de forma prática?

A forma de implementação dos 5S está indicada no próprio nome, ou melhor, nos 5 nomes que o compõem. A sequência de 5 passos serve de guia para implementação, e deve ser executada dessa forma.

Seiri (Triagem)

O primeiro passo dos 5S, a Triagem, passa por analisar tudo o que se encontra no espaço de trabalho – todas as ferramentas, materiais, equipamentos – para determinar o que precisa efetivamente de estar presente e o que pode ser removido. Este processo deve ser feito em equipa, incluindo as pessoas que trabalham no local, o que pode levar a algum debate sobre o valor de cada objeto.

Por exemplo, imagine que durante este passo encontra ferramentas que não foram usadas recentemente, mas que talvez sejam necessárias no futuro. Nestes casos, use o método da etiqueta vermelha. As etiquetas vermelhas são colocadas nos itens em dúvida. Em seguida, todos os produtos com etiquetas vermelhas são colocados numa área à parte. Se após algumas semanas os produtos continuarem sem ser utilizados, podem ser removidos.

Seiton (Arrumação)

Depois de remover tudo o que não é necessário, pode começar a colocar tudo o que sobrou nos locais mais indicados. É provável que repare também que o espaço disponível pareça ter aumentado. Durante esta fase, é necessário encontrar uma lógica de arrumação que funcione para a realidade de cada empresa. Por exemplo, pode escolher arrumar em função da frequência de execução, do peso das ferramentas, das tarefas que são normalmente realizadas em conjunto ou até do percurso dos operadores.

A frequência de utilização é uma das regras mais utilizadas. O conceito é simples – o que é mais utilizado, por exemplo, várias vezes durante o dia, fica mais perto do operador, normalmente à distância de um braço. O que só é utilizado uma vez por semana é colocado um pouco mais longe, e por aí em diante.

Seiso (Limpeza)

A limpeza é uma das etapas mais negligenciadas – e importantes – dos 5S. Além da limpeza básica, esta fase envolve restaurar as condições de uso dos equipamentos, o que pode significar realizar a manutenção em equipamentos e máquinas. Por isso, deve ser planeada com antecedência, para que possa reunir os recursos e pessoas necessários.

Acima de tudo, esta etapa representa uma importante mudança cultural. A limpeza deixa de ser a responsabilidade de uma equipa dedicada ou externa, e passa a ser assumida pelas pessoas que aí trabalham – e que assim assumem um maior compromisso com a área.

Seiketsu (Normalização)

A Normalização é uma das etapas dos 5S que tende a gerar maior resistência – mas é fundamental para garantir que o trabalho não foi em vão. Assim que os três primeiros passos de 5S estiverem concluídos, a diferença será notória. Tudo o que não era necessário já terá saído, o espaço estará organizado e limpo e o equipamento estará em bom estado de funcionamento.

O problema, agora, será manter. E é esse o objetivo deste passo. Normalizar sistematiza tudo o que acabou de fazer e transforma esforços pontuais em hábitos. Para criar uma norma de 5S, é necessário atribuir tarefas regulares, criar horários e instruções para que estas atividades se tornem rotinas. Estabeleça os procedimentos operacionais necessários para evitar regredir para a situação inicial.

O velho adágio de que “uma imagem vale mais do que mil palavras” aplica-se aqui na perfeição. Uma das formas de normalização mais simples é mesmo com fotografias, afixadas perto do local de trabalho, que mostrem o estado ideal a manter. Em alternativa, uma checklist dos pontos de verificação é muito útil, e indica o que se deve fazer e quando para manter o local organizado.

Shitsuke (Disciplina)

O último passo dos 5S é também o mais difícil de conseguir – e que nunca está terminado. Com os procedimentos 5S em vigor, é agora necessário criar a disciplina para os manter em funcionamento. Para isso, é necessário criar os momentos, os tempos e os hábitos de verificar e melhorar os 5S dos espaços. Como em qualquer atividade de melhoria contínua, para manter a disciplina é necessário o envolvimento de todas as pessoas, todos os dias, em todas as áreas da empresa. Por isso, toda a equipa – desde a liderança aos operadores – devem participar nesta fase.

Desta forma, os 5S tornam-se parte da cultura de uma organização. E quando o 5S é sustentado ao longo do tempo, é quando as empresas vão começar a notar resultados positivos contínuos.

MultiWasher, tecnologia para implementar 5S

A MultiWasher é a máquina de lavar industrial de última geração desenvolvida pela Somengil. Atinge elevadas temperaturas, o que permite higienizar corretamente qualquer utensílio com recurso a quantidades mínimas de detergente, água e energia.

É também um equipamento ergonómico e que facilita a implementação dos 5S em qualquer empresa. Por exemplo, os operadores não têm de carregar e descarregar individualmente cada utensílio, como acontece numa máquina tradicional. Este processo é feito em carrinhos ou tabuleiros personalizados, que são lavados com a máquina, para minimizar deslocações repetitivas com pesos.

Por outro lado, a configuração dos parâmetros de lavagem é feita de forma conveniente num dashboard intuitivo e ao nível dos olhos, para que os colaboradores possam iniciar ciclos de lavagem com apenas alguns cliques.

Mas a principal diferença da Multiwasher é que é a máquina que se adapta às pessoas e aos processos, e não ao contrário. Antes de cada instalação, estudamos como o equipamento será enquadrado no fluxo de trabalho existente, para aumentar a produtividade e minimizar os riscos ergonómicos. Agende um webinar para ver a diferença.