Metodología 8D: el poder de detenerse para resolver problemas

Con la metodología 8D, los errores ya no se resuelven únicamente con la intuición. Descubre cómo este método puede ayudar a tu negocio a prepararse para cualquier problema que pueda surgir.

Incluso con la planificación más rigurosa, surgen problemas en la vida de cualquier empresa. Muchas veces, estos problemas se tratan de resolver de forma instintiva e inmediata, fruto de la presión del día a día acelerado, de los proyectos urgentes y de una alta competitividad. Este método puede funcionar en algunos casos, “apagando el fuego”, pero en otros no es más que un pequeño apaño que no ataca la raíz del problema. ¿El resultado? Los errores no se resuelven por completo y vuelven a repetirse.

Aquí es donde entra la metodología 8D, que proporciona un paso a paso estructurado, centrándose en la causa del error. Además, contradice el concepto de que “parar es morir”, para dedicar tiempo y atención a la solución del problema.

¿Qué es la Metodología 8D y por qué es importante?

La metodología 8D es una herramienta de resolución de problemas que trabaja sobre las causas de este, a través de 8 pasos estructurados. Este método se centra en identificar la raíz del problema, implementar una solución a corto plazo y aplicar medidas con un efecto a largo plazo para evitar que el problema vuelva a ocurrir.

Uno de los ejemplos más recientes ocurrió con Boeing, concretamente con el fuselaje del avión 737 MAX, famoso tras dos accidentes en pocos meses. Sin embargo, previamente, Boeing ya había suspendido vuelos durante 5 meses, debido a los mismos problemas que involucraban al 737 MAX.

En el sector hospitalario también existen procesos ineficaces de resolución de problemas. Algunos estudios indican que los enfermeros pasan 33 minutos de un turno de 7,5 horas resolviendo problemas con soluciones alternativas que no forman parte de su trabajo. Es cierto que esto puede mitigar el problema en el momento, pero no lo resuelve definitivamente. Además, implica que el profesional se ocupe de funciones que no le corresponden, por lo que la productividad cae en picado.

¿Cómo implementar el método 8D?

Como su propio nombre indica, la implementación de la metodología 8D incluye una serie de 8 pasos que deben ser secuenciales.

D0: Planificar

En primer lugar, es importante crear un plan y evaluar si la metodología 8D es aplicable al problema en cuestión. Dado que esta herramienta es compleja e involucra varios pasos y varias personas, debe aplicarse en situaciones críticas, cuando el problema es recurrente. En esta etapa se define el problema, el plazo para su resolución y los recursos que se necesitarán, tanto materiales como humanos.

D1: Crear un equipo de trabajo

A continuación, es necesario crear el equipo de trabajo. Las personas seleccionadas deben tener un conocimiento profundo del problema y contacto directo, para obtener múltiples enfoques, puntos de vista y experiencias. Se deben definir los roles y responsabilidades de cada uno.

D2: Describir el problema

El problema debe resumirse de manera adecuada y objetiva. Es hora de recopilar toda la información disponible, como datos, fotografías, muestras y documentos, e interpretarlos de manera que quede muy clara la naturaleza del problema. Esta fase es fundamental para el éxito de las siguientes.

D3: Desarrollar un plan provisional para la contención del problema

El objetivo aquí es contener el problema para evitar que ocurran más daños mientras se continúa con la investigación. Sin embargo, aunque sean medidas temporales, deben ser planificadas con tiempo y prudencia para que sean efectivas.

D4: Identificar y eliminar la raíz del problema

Con el problema contenido temporalmente, es hora de investigarlo en profundidad y encontrar su causa. Algunas empresas recurren a métodos de análisis de causa raíz como el Diagrama de Ishikawa o 5W1H para ayudar a identificar el origen del problema.

D5: Elegir y comprobar las soluciones propuestas

En este paso se evalúa la eficacia de las soluciones definidas en el paso anterior. Es posible que resulten insuficientes, o incluso que traigan resultados contrarios a los esperados. Por lo tanto, es importante crear criterios de verificación para garantizar que las acciones resuelvan efectivamente el problema a largo plazo.

D6: Implementar una solución permanente

Cuando las acciones propuestas pasan la criba anterior, se pueden implementar para resolver el problema de forma permanente. Pero aunque las acciones hayan demostrado ser efectivas, es importante seguir de cerca la implementación para garantizar el cumplimiento del plan.

D7: Evitar que el problema vuelva a aparecer

Además de la solución correctiva, se debe implementar una solución preventiva, que es, por cierto, la base de la metodología 8D. Por lo tanto, es importante evaluar otros factores que podrían dar lugar nuevamente al problema, lo que implica revisar los procesos de gestión y los procedimientos operativos para eliminar el riesgo de reincidencia.

D8: Celebrar el éxito

Por último, pero no menos importante, es importante celebrar los resultados. El reconocimiento es fundamental para mantener motivado al equipo y refuerza el compromiso colectivo, algo especialmente importante a medida que el negocio crece.

Buenas prácticas para implementar la metodología 8D

Para implementar la Metodología 8D, no basta con seguir secuencialmente cada paso. Es importante que todos compartan un mindset específico, que estén abiertos a discutir errores y a parar, si fuera necesario, para que el proceso se desarrolle de manera prudente, reflexiva y segura.

Este método parece, a simple vista, bastante intuitivo, de tal forma que algunas empresas pueden pensar que ya siguen estos pasos de forma natural. Pero esta aparente simplicidad es engañosa, y las etapas más desafiantes son aquellas que requieren que el equipo se detenga para pensar.

Por ejemplo, el simple hecho de parar para construir un equipo de trabajo a menudo se subestima, pero es fundamental. Cuando esto no sucede, cada persona termina tratando de resolver el problema a su manera: el equipo de producción puede ajustar sus procesos, el equipo de ingeniería puede experimentar cambios de diseño, y ambos piensan que están progresando, pero en realidad solo están creando más caos. Por este motivo, estos primeros pasos que a menudo se pasan por alto son tan poderosos.

El paradigma actual en la mayoría de las empresas es evitar a toda costa la interrupción de la producción. Es cierto que una línea interrumpida no es deseable, ya que afecta el cumplimiento de los plazos y reduce los márgenes del producto, pero si esto no ocurre en determinadas situaciones, el negocio seguirá sujeto a problemas, como ocurrió con Boeing.

Afortunadamente, también hay ejemplos positivos en este campo. La marca Peloton tomó una decisión difícil, pero acertada, al detener la línea de producción de uno de sus productos, la bicicleta Bike Plus, debido a que los pedales no funcionaban correctamente en las pruebas de tolerancia mecánica. Las bicicletas ya se fabricaban en masa, pero la marca paró la producción para volver a utilizar los pedales antiguos. Por supuesto, esto tuvo efectos en los plazos y los márgenes, pero si esto no hubiera sucedido, las consecuencias habrían sido mucho más dañinas.

Por este motivo es importante la metodología 8D. Obliga a que se sigan todos los pasos, sin excepción, lo que no sucedería si el problema se abordara solo con la intuición o con el punto de vista predominante. Vale la pena invertir tiempo en detenerse, reducir la velocidad y adoptar un enfoque más preciso para la resolución de problemas.

Somengil y el compromiso con la Metodología 8D

Implementar la metodología 8D es una inversión desafiante, que puede llevar semanas o meses, pero que garantiza que los problemas dentro de una empresa o de un proyecto se resuelven definitivamente. Cuando estos 8 pasos se vuelven parte del ADN del negocio, este está más preparado para cualquier obstáculo que pueda surgir.

Alcanzar este objetivo también significa contar con el equipamiento adecuado. Es el caso de MultiWasher, una máquina de lavado industrial de última generación que limpia cualquier tipo de utensilio, desde ollas, platos, bandejas, carros de supermercado o materiales hospitalarios, y una de las soluciones más buscadas por las empresas más exigentes en la gestión de la calidad. Apúntate a nuestro webinar para ver esta máquina en acción y comprueba el impacto que puede tener en tu negocio.