Gestion des stocks : 6 astuces pour contrôler l’inventaire

Gaspillage, bris, retards et perte de ventes. Ce ne sont que quelques-unes des conséquences d’une gestion des stocks inefficace. Voici des astuces pour l’améliorer.

« Just Keep It ». C’est ainsi que les plus grands détaillants au monde abordent le cauchemar que représente les retours des consommateurs. Le coût de maintien d’un stock de produits retournés est devenu tellement élevé que, outre le fait de rembourser les consommateurs, des marques telles que Target, Walmart ou Gap demandent à leurs clients de conserver les articles au lieu de les ramener en boutique. Dans la pratique, ces marques paient leurs clients pour conserver les produits, afin d’éviter l’accumulation dans leurs entrepôts.

À l’extrême opposé, Amazon a décidé de doubler son espace de stockage pendant la pandémie, en investissant 6 milliards de dollars, sur la base d’une estimation de ventes optimiste. Cet investissement s’est néanmoins révélé inutile, Amazon ayant dû faire face à un excès de capacité et un investissement perdu, ce qui l’a même conduit à sous-louer l’espace afin de compenser quelques pertes.

Comment en être arrivé à ce point ?

Dans la plupart des cas, les problèmes auraient facilement pu être évités : défaillances des systèmes de codes barres, manque de communication, voire erreurs d’alignement sur les prévisions de demande de la propre marque. Il existe néanmoins des facteurs structurels : des gammes de plus en plus variées, des chaînes logistiques plus longues et complexes, une plus importante diversité de canaux de vente. La gestion des stocks représente donc un véritable défi. Mais que cela signifie-t-il exactement ?

Qu’est-ce que la gestion des stocks ?

La gestion des stocks consiste simplement à contrôler les entrées et les sorties des produits du stock d’une entreprise, de manière à optimiser les disponibilités à chaque instant. L’objectif est de garantir que rien ne manquera à la production ou l’exécution des services et d’obtenir un équilibre idéal, afin d’éviter tout excès ou défaut de stock. En utilisant les bons processus de gestion des stocks, il est possible de réduire le capital investi, en minimisant les pertes pour ruptures de produits expirés ou obsolètes, éviter les retards de livraisons, gagner de l’espace et encore accroître la productivité.

La gestion des stocks représente donc trois importants défis pour toute entreprise : ne pas avoir un stock supérieur à sa capacité d’écoulement, éviter d’avoir un stock déficitaire afin d’honorer les commandes et connaître, à tout moment, la quantité et la localisation du stock.

De nombreuses entreprises ont recours à l’intuition, à la mémoire ou aux registres manuels pour gérer toutes ces variables. Et la vérité est qu’une grande partie de la gestion des stocks se traduit par des principes simples et des bonnes pratiques universelles, qui ont aidé des entreprises du monde entier depuis des décennies. Cependant, lorsqu’on à affaire à des opérations complexes, qui impliquent divers magasins, centres de distribution et flottes, ces méthodes s’avèrent inefficaces et la gestion des stocks devient un gigantesque casse-tête, qui requiert des outils plus sophistiqués. Au fur et à mesure de l’expansion des activités, il est nécessaire de compter sur des solutions plus robustes et fiables qui suivent la facturation.

S’il est vrai qu’il n’est pas toujours possible de prévoir avec précision les besoins de stock, en ces temps extraordinaires et instables, on peut améliorer la gestion afin de prévenir ou atténuer les dommages éventuels.

6 bonnes pratiques pour la gestion des stocks

Chaque secteur applique des pratiques spécifiques recommandées pour la gestion des stocks mais il existe certains principes transversaux pouvant s’avérer bénéfiques pour toute entreprise.

1. Choisissez votre méthode de gestion des stocks

Il existe diverses méthodes de gestion des stocks à adopter afin d’organiser l’inventaire, parmi lesquelles l’analyse ABC, FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out) ou la Minimum Order Quantity. Définissez laquelle ou lesquelles la (les) mieux adaptée(s) à votre secteur et adoptez-la(les) de manière permanente et automatisée.

Par exemple, une analyse ABC consisterait, dans la pratique, à organiser le stock en fonction du volume des ventes. Les produits « A » sont prioritaires et doivent être suivis de près. Ils sont vendus en grandes quantités et très fréquemment (par exemple, tous les jours), leur réassort doit donc être prioritaire. Les produits « B » sont à priorité moyenne, ils peuvent être contrôlés, par exemple, une fois par mois. Enfin, les produits « C » enregistrant de faibles sorties, leur priorité est basse. Ce mode d’organisation peut s’appliquer à différentes variables, telles que le volume des ventes en valeur ou en quantités, la fréquence d’expédition, le lead-time du fournisseur ou même l’espace occupé. Tout cela pour aider les équipes à concentrer leur énergie sur les produits les plus importants pour l’entreprise.

2. Optimisez les processus de picking

Dans tout entrepôt, le processus de picking (préparation des commandes en vue de l’expédition) est celui qui utilise le plus de temps et de ressources humaines, essentiels pour une gestion des stocks efficace. Commencez par élaborer un layout efficace des espaces. Les produits les plus vendus (de la catégorie A, si vous avez opté pour une analyse ABC) doivent être stockés dans un local plus proche du point d’emballage.

Vérifiez chaque commande pour un comptage précis et utilisez les codes barres de chaque produit afin de faciliter le décompte et la mise à jour du stock au moment de l’expédition. Veillez également à garder les espaces bien organisés, propres et rangés.

3. Tracez les lots

Utiliser des numéros de lots est une manière efficace de tracer efficacement les lots. Si l’on considère qu’un lot contient un ensemble spécifique d’articles produits en masse et avec les mêmes matériaux, les informations ne devront être saisies qu’une seule fois car elles s’appliquent à tous les produits composant le lot et devront être gardées à portée de main.

Vous pourrez ainsi facilement identifier l’origine et les différentes étapes par lesquelles passe un produit tout le long du processus et suivre la distribution jusque chez le client, afin d’identifier les points critiques le long de la chaîne d’approvisionnement et d’accéder, à tout moment, aux données relatives à la quantité et la localisation de chaque produit.

4. Définissez un stock de sécurité

Le stock de sécurité définit la quantité minimale à toujours avoir afin de se protéger contre l’instabilité du marché et les délais de livraison. Il s’agit d’une bonne pratique de gestion de stocks permettant aux entreprises de faire face à des pics inattendus, aux ruptures de stock imprévues ou aux prévisions imprécises.

Il existe différentes manières de calculer le stock de sécurité mais l’une des plus simples et universelles consiste à définir le nombre de jours de stock dont vous auriez besoin en cas de rupture soudaine d’approvisionnement. Par exemple, vous pouvez définir un stock pour 7 jours de vente, en cas de défaillance du fournisseur. Pour connaître le stock que cela représente, il suffit de le multiplier par les ventes unitaires journalières.

Stock de sécurité = Nombre d’articles vendus par jour X nombre de jours de stock disponible

5. Utilisez une formule pour calculer le point de nouvelle commande

Se baser sur les mathématiques est une bonne manière d’éviter les risques liés à l’intuition et la mémoire. Utilisez une formule pour calculer le point de la nouvelle commande, qui vous alertera lorsque vous devrez procéder à un réassort du stock. Vous ne serez ainsi donc plus otage des hauts et des bas du marché (à des époques spéciales telles que Noël ou en période d’inflation).

La formule aide à passer les commandes de quantités exactes, d’une manière régulière. Pour calculer ce point, il faudra d’abord connaître le délai moyen de livraison de chaque fournisseur – le lead time de livraison – mesuré en jours entre l’envoi de la commande et sa livraison à l’entrepôt. Mettons 8 jours : vous allez avoir besoin de stock pour couvrir ce délai. Vous devrez donc multiplier les ventes journalières par le nombre de jours. Ajoutez au résultat le stock de sécurité défini au point précédent et vous obtiendrez la formule suivante :

Point de nouvelle commande = Ventes unitaires journalières moyennes x (délai moyen de livraison en jours + Stock de sécurité)

Si vous vendez 200 unités par jour et que vous avez un lead time de 8 jours et 7 jours de stock de sécurité, le point de nouvelle commande se situe à 15 x 200 ou 3000 unités. En d’autres termes, dès que le stock disponible descend en-dessous de cette quantité, un nouveau bon de commande sera émis. La quantité à commander sera celle nécessaire pour revenir au point de départ, soit 3000 unités. Par exemple, si le stock est actuellement de 1000 unités, la commande sera de 2000 unités. Pourquoi ? Parce que c’est la quantité suffisante pour opérer jusqu’à la nouvelle commande, en toute sécurité.

6. Automatisez votre gestion des stocks

Actuellement, tous ces comptes sont facilités grâce à l’automation de la gestion des stocks, qui permet un gain de temps, d’efforts et de ressources – outre le fait d’éliminer toute probabilité d’erreur de toute action humaine. L’aide d’un logiciel est essentielle pour trouver et maintenir le point de stock idéal.

Un bon programme de gestion des stocks doit permettre un classement par attributs, la localisation des produits et l’accès à la disponibilité dans chaque canal, marché ou région. Il doit également permettre de définir des points précis de nouvelle commande et proposer des ressources avancées de précommande et de commandes en attente. Les comptes-rendus en temps réel sont importants pour améliorer les prévisions de stocks, communiquer de manière intégrée et gérer les grands volumes.

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