Gestión de stock: 6 consejos para controlar el inventario

Pérdidas, desperdicio, roturas o retrasos. Estas son solo algunas de las consecuencias de una gestión de stock ineficaz. Descubre cómo hacer una gestión eficiente.

«Just Keep It». Este es el nombre de una nueva política que algunas empresas están llevando a cabo para hacer frente a las devoluciones de los consumidores. El coste de mantener en stock los productos devueltos se ha vuelto tan alto que, además de reembolsar a los consumidores, marcas como Target, Walmart o Gap piden a sus clientes que se queden con el producto en lugar de devolverlo. En la práctica, pagan a los clientes para que se queden con los productos, para evitar así su acumulación en el almacén.

En el extremo opuesto, Amazon decidió duplicar su espacio de almacenamiento durante la pandemia, con una inversión de US$ 6 mil millones basada en una estimación de ventas bastante optimista. Sin embargo, esta inversión resultó ser innecesaria, Amazon tuvo que enfrentar un exceso de capacidad, la pérdida de la inversión e incluso tuvo que subarrendar el espacio para compensar las pérdidas.

¿Cómo se llegó a este punto? En la mayoría de los casos, podría haberse evitado fácilmente: desde errores en los sistemas de códigos de barras o falta de comunicación, hasta fallos en las previsiones de demanda de la propia marca. Sin embargo, también hay factores estructurales: gamas cada vez más diversificadas, cadenas logísticas más largas y complejas, y una mayor diversidad de canales de venta. Por lo tanto, la gestión de stock es ahora más desafiante que nunca.

¿Qué es la gestión de stock?

Explicado de forma sencilla, la gestión de stocks permite controlar y organizar el flujo de existencias, las entradas y salidas de mercancías o productos, con el fin de optimizar los niveles disponibles en cada momento. Su objetivo es garantizar que no falta nada para la producción o prestación de los servicios, y así obtener el equilibrio ideal para que no haya exceso ni falta de stock.

Con los procesos adecuados de gestión de stock, es posible reducir el capital inmovilizado, minimizar las pérdidas por roturas de productos caducados u obsoletos, evitar retrasos en las entregas, ahorrar espacio e incluso aumentar la productividad.

Por tanto, la gestión de stock plantea tres importantes retos a cualquier empresa: ajustar el nivel de stock a la demanda, evitar tener stock insuficiente para satisfacer los pedidos y conocer en todo momento la cantidad y ubicación del stock.

Muchas empresas recurren a la intuición, la memoria o los registros manuales para gestionar todas estas variables. Y la verdad es que gran parte de la gestión de inventario se reduce a principios simples y buenas prácticas universales que han ayudado a empresas de todo el mundo durante varias décadas.

Sin embargo, cuando se trata de operaciones complejas, que involucran varias tiendas, centros de distribución y flotas, estos métodos dejan de ser efectivos y la gestión de stock se convierte en un enorme rompecabezas, que requiere de herramientas más sofisticadas. A medida que crece el negocio, es necesario contar con soluciones más sólidas y fiables.

Es cierto que no siempre es posible predecir con precisión la necesidad de stock en momentos extraordinarios e inestables, pero sí es posible mejorar la gestión para prevenir o paliar cualquier daño.

6 buenas prácticas en la gestión de stock

Cada sector tiene prácticas específicas recomendadas para la gestión de stock, pero existen algunos principios transversales que pueden beneficiar a cualquier empresa.

1. Elegir un método de gestión de stock

Existen varios métodos de gestión de existencias que se pueden adoptar para organizar el inventario. Algunos de ellos son Análisis ABC, FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) o MOQ (cantidad mínima de pedido). Elige qué métodos serán los más adecuados para tu negocio e impleméntalos de manera consistente y automatizada.

Por ejemplo, un Análisis ABC clasifica las existencias según su volumen de ventas. Los productos “A” son los más valiosos y deben ser vigilados más de cerca. Se venden en grandes cantidades y con gran frecuencia, por lo que se les debe dar mayor prioridad para su reemplazo y supervisión. Por otro lado, los productos “B” tienen una prioridad media y se pueden revisar, por ejemplo, mensualmente. Finalmente, los productos “C” registran poca producción y reciben baja prioridad.

Este método de clasificación se puede aplicar a diferentes variables, como el volumen de ventas en valor o cantidad, la frecuencia de envío, el tiempo de entrega del proveedor o incluso el espacio ocupado. Todo para ayudar a los empleados a concentrar sus energías en los productos que son más importantes para el negocio.

2. Optimizar los procesos de picking

En cualquier almacén, el proceso de picking (preparación de pedidos) es donde se gasta la mayor parte del tiempo y de los recursos humanos, por lo que resulta fundamental para una gestión eficaz del stock. Empieza creando un diseño de la distribución en planta efectivo. Los productos más vendidos (categoría A, si has optado por el Análisis ABC) deben almacenarse más cerca del punto de preparación de los pedidos.

Verifica cada pedido para obtener un cálculo exacto y usa códigos de barras en cada producto para registrarlo fácilmente cuando se envía. Además, es importante mantener los espacios bien organizados, limpios y ordenados.

3. Rastrear los lotes

Usar una numeración para los diferentes lotes es una forma efectiva de rastrear productos de manera eficiente. Teniendo en cuenta que un lote cubre un grupo específico de productos que se produjeron en conjunto y con los mismos materiales, solo será necesario introducir la información una vez, ya que se aplica a todos los productos que componen dicho lote.

De esta forma, podrás identificar fácilmente el origen y las diferentes etapas por las que pasa un producto a lo largo de todo el proceso, y acompañar la distribución hasta que llega finalmente al cliente. Es una forma de identificar puntos críticos a lo largo de la cadena de suministro y acceder, en cualquier momento, a la cantidad y ubicación de cada producto.

4. Definir un stock de seguridad

El stock de seguridad es la cantidad mínima que debes tener siempre a mano para protegerte de la inestabilidad del mercado y los plazos de entrega. Esta es una buena práctica de gestión de stock que permite a las empresas hacer frente a picos inesperados, roturas de stock imprevistas o previsiones imprecisas.

Existen varias formas de calcular el stock de seguridad, pero una de las más simples y universales es definir cuántos días de stock necesitarías si de repente dejaras de recibir entregas de tu proveedor. Es decir, puedes definir que aguantarías 7 días de ventas, incluso si el proveedor, por alguna razón, falla. Y para saber el stock que esto representa, basta con multiplicarlo por las ventas unitarias diarias.

Stock de seguridad = N.º de productos vendidos por día X N.º de días de stock disponible

5. Usar una fórmula para calcular el punto de pedido

Para ser todavía más precisos, usa una fórmula para calcular el punto de pedido, que te indicará cuándo reabastecerte. Así, dejarás de ser rehén de los picos y caídas del mercado (que se dan en épocas especiales, como Navidad o en épocas de inflación).

La fórmula ayuda a hacer pedidos con la cantidad correcta, de manera precisa. Para calcular este punto, primero debes conocer el tiempo medio de entrega de cada proveedor, el lead time de entrega, medido en días desde que haces un pedido hasta que este llega al almacén. Imagina que son 8 días. Necesitarás stock para cubrir ese período, así que multiplica tus ventas diarias por la cantidad de días. A esto, súmale el stock de seguridad que definiste en el punto anterior y obtienes la siguiente fórmula:

Punto de pedido = Ventas unitarias diarias X (Tiempo de entrega medio en días + Stock de seguridad)

Si vendes 20 unidades al día, y tienes un lead time de 8 días y 7 días de seguridad, el punto de pedido es de 15 x 20 o 3.000 unidades. Esto significa que siempre que el stock disponible sea inferior a esta cantidad, se emitirá una nueva orden de compra. La cantidad del pedido será la necesaria para volver al punto de partida, es decir, 3.000 unidades. Por ejemplo, si la cantidad del pedido es de 1.000 unidades en stock hoy, el pedido será de 2.000 unidades. ¿Por qué? Porque eso es suficiente para soportar con seguridad las operaciones hasta el nuevo pedido.

6. Automatizar la gestión de stock

Actualmente, todas estas cuentas son más fáciles con la automatización de la gestión de stock, lo que ahorra esfuerzo, tiempo y recursos, además de eliminar la probabilidad de error en cualquier acción humana. La ayuda de un software es fundamental para encontrar y mantener tu punto ideal de stock.

Un buen programa de gestión de stock debe permitir categorizar por atributos, localizar productos y acceder a la disponibilidad en cada canal, mercado o región. También debería permitir definir puntos de pedido precisos y ofrecer funciones avanzadas de pedidos anticipados y pedidos pendientes. Los informes en tiempo real son importantes para mejorar la previsión de existencias, comunicarse sin problemas y gestionar grandes volúmenes.

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