« Do, Doing, Done » : qu’est-ce que la méthode Kanban et comment la mettre en pratique

Simple et efficace. Découvrez tout sur la méthode Kanban et son impact sur la gestion de tout type de projet.

Connaître exactement l’état de chaque tâche, définir tout ce qu’il y a à faire dans un seul local, identifier, gérer et communiquer les priorités d’une manière efficace. Ce sont à peine quelques défis que tout entrepreneur doit relever au quotidien, que ce soit dans la gestion de la production ou le lancement d’une nouvelle application sur le marché. Comment faire face à toute cette complexité, qui augmente chaque jour avec les nouvelles exigences des consommateurs, les technologies émergentes et les chaînes logistiques en constante évolution ? La réponse ne passe plus par les outils, les réunions ou les e-mails – mais plutôt par une solution simple et abordable, née de la nécessité, au Japon, il y a plus de 60 ans et qui continue de captiver actuellement. Découvrez en quoi consiste la méthode Kanban et comment la mettre facilement en œuvre dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la méthode Kanban et quels sont ses avantages pour la gestion de projets ?

La méthode Kanban est un système de gestion des tâches à réaliser pendant un processus ou workflow. Typiquement, chaque tâche est représentée par une carte déplacée au fur et à mesure de son avancée, selon des états standards tels que « À commencer », « En cours » ou « Terminé », habituellement disposés en colonnes. L’équipe se réunit régulièrement autour de ce tableau et actualise le statut des tâches, ce qui fait de la méthode Kanban également un système de planification et de communication.

La méthode Kanban, d’origine japonaise et qui signifie « carte », a été l’une des nombreuses innovations de l’après-guerre. Ces origines révèlent sa finalité : le premier système Kanban était une création de Taiichi Ohno, l’ingénieur industriel qui a transformé Toyota et l’industrie automobile mondiale. Inchangé depuis près de 60 ans, il a été conçu comme un système de planification simple, dont l’objectif était de contrôler et gérer le travail et les stocks, tout le long des étapes de production, d’une manière souple.

Un tableau Kanban fonctionne donc comme une centrale d’informations en temps réel, sur lequel tout le monde peut visualiser les tâches à réaliser, celles en cours de réalisation et celles achevées. Il peut s’agir d’un tableau physique, placé à proximité d’un poste de travail ou numérique, afin que les équipes physiquement éloignées puissent suivre leur statut.

En cette ère aux technologies de plus en plus complexes, la méthode Kanban est d’une simplicité désarmante. Elle se révèle très efficace pour suivre et contrôler le flux de travail à un seul et même endroit, en affichant en temps réel la phase où se trouve un projet. Il suffit souvent d’un coup d’œil pour définir à quelle phase les tâches sont accumulées, s’il y a plus de « cartes » entrantes ou sortantes et, grâce à un système de couleurs associé, il est possible de caractériser les actions, par difficulté ou secteur d’activité. Ces conditions s’appliquent pratiquement à tout type d’industrie, ce qui explique leur grande popularité dans le monde entier.  

Comment la méthode Kanban peut-elle être utile aux entreprises dans la pratique ?

La méthode Kanban est celle choisie par de grandes marques mondiales et start-up émergentes pour améliorer leur flux de travail et accroître leur efficacité. Aujourd’hui, Toyota est une entreprise bien différente de celle qu’a connue Taiichi Ohno et où il a inauguré cette méthodologie. L’entreprise emploie plus de 338 000 salariés dans le monde entier et a réussi ce qui semblait impensable à l’époque, à savoir dépasser l’industrie américaine automobile et devenir le plus grand producteur mondial d’unités vendues. Et en dépit de tous les changements, elle continue d’utiliser la méthode Kanban pour gérer sa production. La marque a notamment recours à un tableau Kanban divisé en trois colonnes : « Backlog », « En cours » et « Achevé », chacune désignant l’état des tâches à chaque instant, accessible à chaque équipe de travail.

La marque Spotify, le service de streaming de musique aux près de 60 millions d’utilisateurs a également adopté la méthode Kanban d’une manière très similaire à celle de Toyota, mais en y ajoutant une quatrième colonne intitulée « En attente ». Dans cette nouvelle colonne seront insérées les cartes détaillant les tâches nécessitant plus de temps pour être achevées. Spotify utilise également des cartes dénommées « Bloquées », pour désigner les tâches ne pouvant être accomplies pour une raison quelconque. Tous les tableaux Kanban sont accessibles et éditables par tous les salariés. Rien d’étonnant : la méthode Kanban est l’une des inspirations des méthodologies Agile, adoptées par de nombreuses entreprises technologiques.

En outre, Zara, le grand nom de l’industrie de la mode, qui compte plus de 17 000 salariés dans le monde entier, utilise également la méthode Kanban dans chacune de ses boutiques. Les flux de travail sont organisés de la même manière, avec les désignations « Pré-contrôle », « Contrôle » et « Post-contrôle », afin d’orienter la réalisation des tâches et accroître l’efficacité. Mais les exemples d’utilisation de la méthode Kanban ne s’arrêtent pas là. De plus en plus de géants mondiaux ont adopté ce système, tels que Pixar, Nike, Jaguar ou Apple, séduits par les nombreux avantages du système.

Quels sont les avantages de la méthode Kanban ?

La méthode Kanban présente divers avantages, notamment en termes de productivité, en assurant un flux de travail sans failles, continu et clair pour tous les intervenants.

La méthode Kanban évite les temps morts

La méthode Kanban permet à toutes les équipes de suivre les tâches et les actions à réaliser. En d’autres termes, ils n’ont pas à attendre les consignes ou les instructions sur le travail à exécuter et la manière dont le faire, dans la mesure où tout le monde a accès au panorama complet.

La méthode Kanban augmente la qualité des processus

La division des phases de production rend la séquence des tâches plus claire, en évitant les failles de production et la perte de qualité du produit final. Les entreprises obtiennent ainsi des processus plus rapides et de haute qualité.

La méthode Kanban est simple

Cet outil de gestion de projets ne saurait être plus simple, étant par conséquent à la portée de toute équipe. Avec un investissement réduit, il est possible d’éviter les formalités administratives, les réunions peu productives et les échanges de courriers électroniques qui font de la gestion un fardeau pour les équipes.

La méthode Kanban facilite la communication

Grâce à la méthode Kanban, les équipes peuvent communiquer entre elles sans efforts. Le fait que toutes les informations soient centralisées permet à tout le monde de visualiser rapidement ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire.

Quelles sont les limites de la méthode Kanban ?

En dépit de ses nombreux avantages, la méthode Kanban possède également des limites. Elle est très efficace pour la gestion de tâches simples mais la visualisation devient plus complexe en cas de liens et de précédents. Chaque tâche représentant une carte, le lien n’est pas immédiatement visible – ni l’impact de la modification d’une tâche sur les autres. Elle n’est donc pas recommandé pour la gestion de projets complexes ni ne remplace l’utilisation d’outils à cette fin. Au contraire, cette méthode les complète et constitue un excellent outil de gestion du dernier niveau de détails.

D’autre part, la méthode Kanban exige discipline et entraînement. Dans la plupart des cas, la mise à jour des statuts s’effectue manuellement, les réunions de suivi, brèves et centrées, doivent être rigoureusement organisées et l’ajout de nouvelles tâches dépend largement des participants. La manière dont les tâches sont écrites peut rendre le système plus ou moins efficace – si elle est trop générique, elle ne transmet rien et si elle est trop technique, elle devient incompréhensible. Cela peut sembler simple mais un délai est toujours nécessaire, normalement plusieurs semaines, pour que la mise à jour du tableau Kanban devienne une routine et que les résultats commencent à apparaître.

Il existe également une limite statistique. L’accès aux données d’exécution, telles que le délai moyen, le taux d’achèvement à temps ou encore la répartition de la charge de travail par salarié  est exigeant sur les versions physiques du tableau. Cela concerne également les documents d’appui tels que des photographies, consignes ou ordres de travail, qui augmentent la pollution visuelle sur les versions physiques du tableau Kanban. Dans les versions numériques, auxquelles toutes les équipes ont facilement accès, ces questions ne se posent pas. Mais en dépit des limites, ce système demeure un excellent allié pour la gestion et la répartition pratique des tâches, sous réserve d’une correcte mise en œuvre.

Comment mettre en œuvre la méthode Kanban dans votre entreprise

Mettre en œuvre la méthode Kanban dans votre entreprise est très simple. Elle compte généralement trois éléments principaux : 

1. Cartes : les cartes contiennent les descriptions des tâches ou des actions prévues. Normalement, chaque carte contient une tâche, ainsi que tous les détails de son exécution, tels que les responsables, les délais, les priorités, les séquences, entre autres.
2. Colonnes : les colonnes sont les représentations visuelles des diverses étapes du flux de travail, depuis les tâches à faire à celles achevées. Les colonnes les plus utilisées sont « À faire », « En cours » et « Terminées », même si d’autres peuvent être ajoutées en fonction de la nature et la complexité du projet. Les cartes sont distribuées dans chaque colonne, selon l’étape à laquelle la tâche se trouve. Il n’est pas recommandé de compter plus de 5 colonnes ou statuts, afin d’éviter de trop compliquer le processus.
3. Tableau : le tableau Kanban est une espèce de plateau sur lequel les cartes sont placées dans les colonnes.

En tenant compte de ces éléments, il suffit de prévoir une structure adaptée à votre type d’activité, sans oublier que chaque colonne doit représenter une phase d’un processus ou d’un projet. Vous pourrez ainsi conclure qu’il vous faudra ajouter des colonnes à votre tableau – par exemple, pour une entreprise d’ingénierie, il sera peut-être utile d’inclure les colonnes « Conception », « Révision de code » ou « Test ». Les cartes sont déplacées entre les colonnes au fur et à mesure de l’exécution des tâches.

Par conséquent, lors de la conception de votre tableau Kanban, commencez par une structure simple, explorez les fonctionnalités et améliorez-le progressivement. Les membres des équipes peuvent utiliser les cartes pour communiquer entre eux, poser des questions sur une certaine tâche ou ajouter des informations telles que des images, fichiers, commentaires ou listes de contrôle, parmi de nombreuses autres possibilités.

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