Do, Doing, Done: qué es el Método Kanban y cómo usarlo en la práctica

Sencillo y eficaz. Descubre todo sobre el método Kanban y el impacto que tiene en la gestión de cualquier tipo de proyecto.

Saber exactamente en qué estado se encuentra cada tarea, tener visible todo el flujo de trabajo en un único lugar, identificar, gestionar y comunicar las prioridades de manera efectiva. Estos son solo algunos de los retos a los que se enfrenta a diario cualquier empresa, ya sea en la gestión de producción o a la hora de lanzar una nueva app al mercado. ¿Cómo lidiar con toda esta complejidad, que aumenta cada día con nuevas demandas de los consumidores, tecnologías emergentes y cadenas logísticas en permanente mutación? La respuesta no son más herramientas, reuniones o emails, sino una solución simple y de bajo coste que nació por necesidad en Japón hace más de 60 años. Descubre en qué consiste el método Kanban y cómo implementarlo fácilmente en tu negocio.

¿Qué es el Método Kanban y cuáles son sus ventajas en la gestión de proyectos?

El Método Kanban es un sistema de gestión de tareas a lo largo de un proceso o workflow. Por lo general, cada tarea se representa visualmente en una tarjeta que se va desplazando a través de una serie de columnas, que corresponden a un estado concreto del flujo de tareas, como, por ejemplo, «To do», «Doing» o «Done». El equipo se reúne regularmente alrededor de este tablero y actualiza el estado de sus tareas, lo que hace de Kanban un sistema de planificación y comunicación.

El método Kanban, de origen japonés y que significa “tarjetas visuales”, fue una de las muchas innovaciones surgidas de la posguerra. Estos orígenes revelan su propósito: el primer sistema Kanban fue una creación de Taiichi Ohno, el ingeniero industrial que transformó a Toyota y la industria mundial del automóvil. Sin sufrir grandes cambios durante casi 60 años, esta metodología se creó como un sistema de planificación simple, cuyo objetivo era controlar y gestionar el trabajo y el stock de forma ágil a lo largo de todas las etapas de producción.

De este modo, un tablero Kanban funciona como un centro de información en tiempo real, donde todos pueden ver las tareas que hay que hacer, las que se están realizando y las que se han completado. Puede ser un tablero físico, colocado cerca de un área de trabajo, o uno digital para que los equipos separados físicamente puedan realizar su seguimiento.

En una era de tecnologías cada vez más complejas, el método Kanban resulta increíblemente simple. Es muy efectivo para monitorizar y controlar el flujo de trabajo en un solo lugar, y permite mostrar en tiempo real el estado de un proyecto. A menudo, basta un vistazo para entender en qué fase se encuentran las tareas, si entran o salen más “tarjetas” y, con un sistema de colores asociado, es posible tipificar acciones, como por dificultad o área de actividad. Esta metodología es aplicable a prácticamente cualquier industria, lo que explica su popularidad en todo el mundo.

¿Cómo ayuda el Método Kanban a las empresas?

Kanban es el método elegido tanto por grandes marcas como por empresas emergentes para mejorar sus flujos de trabajo y aumentar la eficiencia. Actualmente, Toyota es una empresa muy diferente a la que conoció Taiichi Ono y donde debutó esta metodología. Cuenta con más de 338.000 empleados en todo el mundo y ha logrado lo que parecía impensable, superando a la industria automotriz estadounidense y convirtiéndose en el mayor productor mundial en términos de unidades vendidas. Y, a pesar de todos los cambios, hoy en día Toyota sigue utilizando el Método Kanban para gestionar la producción. En concreto, la marca utiliza un Tablero Kanban compuesto por tres columnas: “Backlog”, “In Progress” y “Completed”, cada una de las cuales designa el estado de las tareas según cada momento, y está disponible cerca de cada equipo de trabajo.

Spotify, servicio de música en streaming con alrededor de 60 millones de usuarios, también ha adoptado el Método Kanban de forma muy similar a Toyota, con el que todos los empleados pueden acceder y editar todos los tableros. Por otro lado, Zara, referente en la industria de la moda con más de 17.000 empleados en todo el mundo, también utiliza el Método Kanban tanto en tienda como en fábrica. Pero los ejemplos del uso del Método Kanban no acaban aquí. Cada vez más gigantes mundiales adoptan este sistema, como Pixar, Nike, Jaguar y Apple, cautivados por las múltiples ventajas del sistema.

¿Cuáles son las ventajas del Método Kanban?

El Método Kanban tiene varias ventajas, especialmente en términos de productividad, ya que garantiza un flujo de trabajo eficaz, continuo y claro para todas las partes interesadas.

El Método Kanban evita tiempos muertos

El Método Kanban permite a todos los empleados realizar un seguimiento de las tareas y acciones que deben llevarse a cabo. Esto significa que no tienen que esperar indicaciones o instrucciones sobre qué hacer a continuación y cómo proceder, ya que todos tienen acceso al panorama completo.

El Método Kanban eleva la calidad de los procesos

La división en fases de producción aclara la secuencia de tareas, evitando fallos y pérdidas de calidad en el producto final. Así, las empresas obtienen procesos más rápidos y, al mismo tiempo, de alta calidad.

El Método Kanban es simple

Esta herramienta de gestión de proyectos no puede ser más sencilla y, por tanto, está al alcance de cualquier equipo. Con una baja inversión, es posible evitar burocracias, reuniones improductivas o emails que hacen que la gestión sea una carga para los equipos.

El Método Kanban agiliza la comunicación

Con el Método Kanban, los equipos pueden comunicarse entre sí sin esfuerzo. El hecho de que toda la información esté centralizada permite que todos vean fácilmente lo que se ha hecho y quién está haciendo qué.

¿Cuáles son las limitaciones del Método Kanban?

A pesar de sus muchas ventajas, el método Kanban también tiene sus limitaciones. Es muy eficaz en la gestión de tareas sencillas, pero la visualización se vuelve más compleja cuando existen interconexiones y precedencias. Como cada tarea está representada en una tarjeta, las interconexiones no son inmediatamente visibles, ni tampoco el impacto que tiene el cambio de una tarea en las demás. Por tanto, no es muy recomendable para la gestión de proyectos complejos, ni sustituye el uso de herramientas para tal fin. Al contrario, los complementa y es una excelente herramienta para gestionar el último nivel de detalle.

Por otro lado, el método Kanban requiere disciplina y entrenamiento. En la mayoría de los casos, las actualizaciones de estado son manuales, las reuniones de seguimiento son breves y deben cumplirse religiosamente, y la incorporación de nuevas tareas depende en gran medida de los participantes. La misma forma en que están escritas las tareas puede hacer que el sistema sea más o menos efectivo: si es demasiado genérico, no comunica nada, si es demasiado técnico, se vuelve imperceptible. Puede parecer obvio, pero siempre lleva algo de tiempo, generalmente varias semanas, antes de que la actualización del tablero Kanban se convierta en una rutina y los resultados comiencen a verse.

Existe también una limitación estadística. El acceso a los datos de ejecución – como el tiempo medio, la tasa de finalización on-time o la distribución de la carga de trabajo – resulta complejo en las versiones físicas del tablero Kanban. Lo mismo ocurre con los documentos de apoyo, como fotografías, procedimientos a seguir u órdenes de trabajo, que aumentan el ruido visual. En las versiones digitales, a las que no todos los equipos tienen fácil acceso, no se plantean estas cuestiones. Pero a pesar de las restricciones, este sistema sigue siendo un excelente aliado en la gestión práctica y distribución de tareas, siempre y cuando esté correctamente implementado.

Cómo implementar el Método Kanban en tu empresa

Implementar el Método Kanban en tu empresa es muy sencillo. Por norma general, debes integrar tres elementos principales:

1. Tarjetas: Contienen las descripciones de las tareas o acciones previstas. Normalmente, cada tarjeta contiene una tarea, e incluye toda la información necesaria para su ejecución, como responsables, plazos, prioridades y secuencias, entre otros puntos.
2. Columnas: Son las representaciones visuales de las distintas etapas del flujo de trabajo, desde las que no se inician hasta aquellas que se finalizan. Las columnas más utilizadas son “Por iniciar”, “En curso” y “Concluido”, pudiendo añadirse otras según la naturaleza y complejidad del proyecto. Las tarjetas se distribuyen por cada columna según el estado en el que se encuentran. No se recomienda tener más de 5 columnas o estados, para no complicar demasiado el proceso.
3. Tablero: El tablero Kanban es una especie de tabla en la que las tarjetas van recorriendo todas las columnas.

Teniendo en cuenta estos elementos, piensa en una estructura adecuada para tu tipo de actividad, considerando que cada columna debe representar una fase de un proceso o proyecto. Es posible que necesites añadir columnas adicionales a tu hoja de ruta. Por ejemplo, en el caso de una empresa de ingeniería, podría ser útil incluir columnas para «Diseño», «Revisión de código» o «Test». Las tarjetas se moverán entre columnas a medida que avancen en el proceso.

De esta forma, al construir tu tablero Kanban, comienza con una estructura simple, explora las funcionalidades y mejóralo gradualmente. Los miembros del equipo pueden usar las tarjetas para comunicarse entre sí, como hacer preguntas sobre una tarea en particular o añadir información, como imágenes, archivos, comentarios y checklist, entre muchas otras posibilidades.

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