5W2H: o que é, quais as vantagens, como utilizar

O 5W2H é uma ferramenta simples de comunicação. Parte de 7 perguntas standard que permitem descrever um problema, um projeto ou uma estratégia – que podem ser respondidas numa única folha ou slide. A partir daí, é possível eliminar ambiguidades e alinhar toda a equipa, poupar tempo em grandes relatórios, e criar um plano de ação eficaz. Descubra em que consiste e como utilizar na prática.

O que é o método 5W2H?

A explicação do método 5W2H está no próprio nome. São, literalmente, as iniciais em inglês das sete perguntas que precisam de ser respondidas para descrever um problema, projeto ou ação. Os cinco “W” e os dois “H” representam o seguinte:

1. What (O quê). Qual é o projeto, estratégia, atividade ou meta que deseja alcançar?
2. Why (Porquê). Porque precisa ser feito, porque é importante e que problema resolve?
3. Where (Onde). Qual o local (departamento, cidade, plataforma digital ou outro) onde o projeto será realizado?
4. When (Quando). Qual a data de início e de término para cada tarefa?
5. Who (Quem). Quais os profissionais responsáveis por cada tarefa listada no projeto?
6. How (Como). Quais serão os passos e ações para atingir o objetivo definido?
7. How much (Quanto). Qual será o investimento (financeiro ou de outra ordem), envolvido na execução?

A representação visual destas respostas é feita num template simples, numa única folha, para que toda a equipa possa acompanhar.

Source: Techiequality

Com estas respostas, é possível obter um mapa de atividades essencial para tornar a execução clara e efetiva.

Quais as vantagens do método 5W2H?

As vantagens do método 5W2H são várias, mas desde logo se destaca o facto de permitir descrever e resolver um problema de forma clara e objetiva, enquanto funciona como uma ferramenta de comunicação. Como se trata de um conjunto standard de questões, o 5W2H ajuda a que nada de importante fique esquecido na descrição de um problema – falhas que podem custar caro mais à frente.

Outra das vantagens mais importantes é o tempo que esta ferramenta poupa em reports, apresentações, reuniões e a (re)informar a equipa. Com estas 7 questões, os gestores podem resumir e comunicar qualquer tipo de problema, de uma forma que qualquer pessoa pode entender. O poder de síntese que esta ferramenta exige obriga a equipa a ser focada e a listar apenas as informações essenciais, mesmo sobre problemas complexos. Não admira que seja indispensável às iniciativas de melhoria contínua.

Além disso, o método 5W2H é muito simples, não requerendo qualquer tipo de formação ou ferramenta específica. Mesmo alguém que nunca tenha ouvido falar deste método pode rapidamente colocá-lo em prática.

Quais são as limitações do método 5W2H?

O 5W2H é uma excelente folha de rosto para qualquer projeto ou iniciativa, mas em muitos casos não substitui a existência de informações mais detalhadas sobre o problema em causa. Podem ser necessárias fotografias, dados estatísticos, diagramas de Ishikawa, procedimentos ou amostras para ajudar a complementar. Ainda assim, o 5W2H cumpre a função para que foi imaginado como ferramenta de resumo e comunicação.

Por outro lado, nem sempre é fácil responder às perguntas colocadas – apesar de poderem parecer muito simples. A quantificação dos problemas, a listagem das causas, até a própria assignação de tarefas, tudo isto requer reflexão.

Por fim, muitas equipas vêm no 5W2H um pró-forma, uma burocracia adicional a cumprir. É verdade que o preenchimento de mais um template dificilmente será bem recebido, pelo menos num primeiro impacto, mas a utilização corrente e as vantagens óbvias na comunicação e no tempo em relatórios tendem a conquistar os mais céticos.

Como se utiliza na prática o método 5W2H?

Apesar de muito simples, a utilização do método 5W2H deve ainda assim seguir algumas regras. A primeira é a sequência das questões, que deve ser mantida. Isto porque depois de descrito o problema (no “What”), a segunda questão (“Why”) determina a viabilidade de um projeto.

Quando responde ao “Porquê?”, será necessário fornecer uma justificação ou um motivo para o executar -de preferência com dados. Pode acontecer que, nesta etapa, não se encontrem argumentos sólidos e, nesse caso, percebe-se que o investimento de recursos e de tempo será em vão, porque não é, na realidade, necessário, ou não traz retorno. Sem um bom “Porquê?”, não há motivo para continuar, pelo que o projeto pode ser descartado ou adiado.

Por outro lado, encontrando motivos válidos para avançar, as restantes perguntas devem ser respondidas de forma curta e objetiva, para que seja prático e imediato visualizar o estado de cada tarefa, controlar o tempo, evitar desperdícios e delegar ações.

Por exemplo, imagine a aplicação do método 5W2H no processo de lavagem industrial, definindo o problema como a acumulação de utensílios por higienizar. Seguindo este método, poderia registar o “Porquê?” como tempos de espera demasiado longos e dificuldade em realizar as tarefas que exigem os utensílios higienizados. Os passos e ações a tomar para resolver o problema definido podem incluir a substituição dos equipamentos de lavagem por outros com ciclos mais curtos, e a formação à equipa nos procedimentos a seguir. Depois de todas as tarefas atribuídas e datadas, obtém-se um roteiro detalhado com vista à otimização do fluxo de lavagem dos utensílios.

Somengil e o compromisso com a melhoria contínua

A melhoria contínua é mais do que adotar ferramentas avulsas de gestão de qualidade. É uma forma de estar que permite ter uma visão mais abrangente e estratégia sobre todos os processos e, assim, manter-se permanentemente na linha da frente do seu setor.

O 5W2H é uma ferramenta que concede eficiência e foco, mas não é a única. No campo da lavagem industrial, a máquina de lavagem industrial MultiWasher ajuda as empresas a atingir níveis de higienização de qualquer utensílio de forma mais rápida, eficiente e cómoda. Se ainda não conhece, agende um webinar, sem compromisso, para a ver em ação e comprovar como pode atingir uma eficiência sem precedentes.