5W2H: qué es, cuáles son las ventajas y cómo usarlo

El método 5W2H es una herramienta de comunicación simple. Parte de 7 preguntas estándar que permiten describir un problema, un proyecto o una estrategia, y que se pueden responder en una sola hoja o diapositiva. A partir de ahí, es posible eliminar ambigüedades y organizar a todo el equipo, ahorrar tiempo en informes extensos y crear un plan de acción eficaz. Descubre en qué consiste y cómo usarlo.

¿Qué es el método 5W2H?

La explicación del método 5W2H está en el propio nombre. Son, literalmente, las iniciales en inglés de las siete preguntas que es necesario responder para describir un problema, proyecto o acción. Las cinco «W» y las dos «H» representan lo siguiente:

1. What (Qué). ¿Cuál es el proyecto, estrategia, actividad o meta que quieres alcanzar?
2. Why (Por qué). ¿Por qué es necesario hacerlo, por qué es importante y qué problema resuelve?
3. Where (Dónde). ¿Cuál es la ubicación (departamento, ciudad, plataforma digital u otro) donde se llevará a cabo el proyecto?
4. When (Cuándo). ¿Cuál es la fecha de inicio y finalización de cada tarea?
5. Who (Quién). ¿Qué profesionales son responsables por cada del proyecto?
6. How (Cómo). ¿Cuáles serán los pasos y acciones para lograr el objetivo definido?
7. How much (Cuánto). ¿Cuál será la inversión (financiera o de otro tipo) involucrada en la ejecución?

La representación visual de estas respuestas se realiza en una plantilla sencilla, en una única hoja, para que todo el equipo pueda seguirla.

Source: Techiequality

Con estas respuestas, es posible obtener un mapa de actividades imprescindible para que la ejecución sea clara y eficaz.

¿Cuáles son las ventajas del método 5W2H?

Las ventajas del método 5W2H son varias, pero en primer lugar destaca el hecho de que permite describir y resolver un problema de forma clara y objetiva, a la vez que funciona como una herramienta de comunicación. Como es un conjunto estándar de preguntas, el 5W2H ayuda a garantizar que no se olvide nada importante en la descripción de un problema, como errores o fallos que pueden costar caro en el futuro.

Otra de las ventajas más importantes es el ahorro de tiempo de esta herramienta en informes, presentaciones, reuniones y (re) información del equipo. Con estas 7 preguntas, las empresas pueden resumir y comunicar cualquier tipo de problema, de manera que cualquiera pueda entenderlo. El poder de síntesis que requiere esta herramienta obliga al equipo a estar concentrado y listar sólo la información esencial, incluso en problemas complejos. No es de extrañar que sea indispensable para las iniciativas de mejora continua.

Además, el método 5W2H es muy sencillo, no requiere ningún tipo de formación ni herramientas específicas. Incluso alguien que nunca haya oído hablar de este método puede ponerlo en práctica rápidamente.

¿Cuáles son las limitaciones del método 5W2H?

El 5W2H es una excelente portada para cualquier proyecto o iniciativa, pero en muchos casos no reemplaza el hecho de tener información más detallada sobre el tema en cuestión. Es posible que se necesiten fotografías, datos estadísticos, diagramas de Ishikawa, procedimientos o muestras como complemento. Aun así, el 5W2H cumple la función para la que fue diseñado como herramienta de resumen y comunicación.

Por otro lado, no siempre es fácil responder a las preguntas formuladas, aunque puedan parecer muy simples. La cuantificación de problemas, el listado de causas, incluso la asignación de tareas, todo esto requiere reflexión.

Para muchos equipos, el método 5W2H es una burocracia adicional que cumplir. Es cierto que rellenar un template o plantilla más difícilmente será bien recibido, al menos en una primera impresión, pero su uso frecuente y las evidentes ventajas en comunicación y ahorro de tiempo suelen ganar a los más escépticos.

¿Cómo se usa el método 5W2H en la práctica?

Aunque es muy simple, el uso del método 5W2H aún debe seguir algunas reglas. El primero es la secuencia de preguntas, que debe mantenerse. Esto se debe a que después de describir el problema (en el “What”), la segunda pregunta (“Why”) determina la viabilidad de un proyecto.

Al responder al «¿Por qué?», ​​es importante proporcionar una justificación o razón, preferiblemente con datos. En esta etapa, puede suceder que no se encuentren argumentos sólidos y, en ese caso, es claro que la inversión de recursos y tiempo será en vano, porque no es, en realidad, necesaria, o no trae retorno. Sin un buen “¿Por qué?” no hay motivo para continuar, por lo que el proyecto puede descartarse o posponerse.

Por otro lado, encontrando razones válidas para avanzar, las preguntas restantes deben responderse de manera breve y objetiva, de modo que sea práctico e inmediato para visualizar el estado de cada tarea, controlar el tiempo, evitar desperdicios y delegar acciones.

Por ejemplo, imaginemos la aplicación del método 5W2H en el proceso de lavado industrial, definiendo el problema como la acumulación de utensilios sucios. Siguiendo este método, podríamos registrar el «¿Por qué?» como tiempos de espera demasiado largos y dificultad para realizar tareas que requieren utensilios limpios o higienizados. Los pasos y acciones para resolver el problema pueden incluir el reemplazo del equipo de lavado por otro equipamiento con ciclos más cortos, y ofrecer formación a los empleados sobre los procedimientos a seguir. Una vez asignadas y datadas todas las tareas, se obtiene un itinerario detallado con el fin de optimizar el flujo de lavado de utensilios.

Somengil y el compromiso con la mejora continua

La mejora continua es más que adoptar herramientas de gestión de calidad. Es una forma de trabajar que permite tener una visión más integral y estratégica de todos los procesos y, así, mantenerte permanentemente a la vanguardia de tu sector.

El 5W2H es una herramienta que aporta eficiencia y perspectiva, pero no es la única. En el ámbito del lavado industrial, la máquina de lavado MultiWasher ayuda a las empresas a conseguir niveles de higiene para cualquier utensilio de una forma más rápida, eficiente y cómoda. Si aún no la conoces, apúntate nuestro webinar, sin compromiso, para ver esta máquina en acción y descubre cómo puede lograr una eficiencia sin precedentes.