5W2H: qu’est-ce que c’est, quels en sont les avantages et comment l’utiliser

Le 5W2H est un simple outil de communication. Il part d’une série de 7 questions standard permettant de décrire un problème, un projet ou une stratégie – qui peuvent être répondues sur une seule feuille ou diapositive. À partir de là, il est possible d’éliminer toute ambigüité et d’aligner toute l’équipe, gagner du temps en termes d’élaboration de comptes-rendus et de créer un plan d’action efficace. Découvrez en quoi consiste cet outil et comment l’utiliser dans la pratique.

Qu’est-ce que la méthode 5W2H ?

L’explication de la méthode 5W2H repose sur son propre nom. Ce sont littéralement les initiales, en anglais, de sept questions auxquelles il faut répondre pour décrire un problème, un projet ou une action. Les cinq « W » et les deux « H » représentent :

1. What (Quoi). Quel est le projet, la stratégie, l’activité ou le but à atteindre ?
2. Why (Pourquoi). Pourquoi cela doit-il être fait, pourquoi cela est-il important et quel est le problème résolu ?
3. Where (Où). À quel endroit (département, ville, plateforme numérique ou autre) le projet sera-t-il réalisé ?
4. When (Quand). Quelle est la date de début et de terme de chaque tâche ?
5. Who (Qui). Quels sont les professionnels responsables de chaque tâche du projet ?
6. How (Comment). Quelles sont les étapes à franchir et les actions à réaliser pour atteindre l’objectif fixé ?
7. How much (Combien). Quel sera l’investissement (financier ou autre) impliqué dans l’exécution ?

La représentation visuelle de ces réponses doit s’effectuer sur un template simple, sur une seule feuille, afin de permettre leur suivi par l’ensemble de l’équipe.

Source : Techiequality

Grâce à ces réponses, il est possible d’élaborer un plan d’activités essentiel à une exécution claire et effective.

Quels sont les avantages de la méthode 5W2H ?

Les avantages de la méthode 5W2H sont multiples, mais elle permet surtout de décrire et résoudre un problème de manière claire et objective, en fonctionnant comme outil de communication. S’agissant d’une série de questions standard, le 5W2H aide à ne rien oublier dans la description d’un problème – des oublis qui peuvent avoir de sérieuses conséquences par la suite.

Un autre des avantages les plus importants de cet outil est le gain de temps en termes de rapports, présentations, réunions et (ré)information des équipes. Grâce à ces 7 questions, les gestionnaires peuvent résumer et communiquer tout type de problème, d’une manière simple à comprendre. Le pouvoir de synthèse que cet outil exige oblige les équipes à se concentrer et à ne détailler que les informations essentielles, même en cas de problèmes complexes. Il n’est donc pas étonnant qu’il soit indispensable aux initiatives d’amélioration permanente.

La méthode 5W2H est également très simple, ne nécessitant aucun type de formation ou d’outil spécifique. Même en ayant jamais entendu parler de cette méthode, elle peut être rapidement mise en pratique.

Quelles sont les limites de la méthode 5W2H ?

La méthode 5W2H est une excellente page de titre pour tout projet ou initiative, cependant, dans de nombreux cas, elle ne remplace pas les informations plus détaillées concernant le problème en cause. Des photographies, des données statistiques, des diagrammes d’Ishikawa (LINK), des procédés ou des échantillons peuvent être nécessaires en complément. Même ainsi, la méthode 5W2H remplit la fonction pour laquelle elle a été créée, en tant qu’outil de résumé et de communication.

D’autre part, il n’est pas toujours facile de répondre aux questions formulées – même si elles semblent simples. La quantification des problèmes, la liste des causes, même la propre attribution des tâches, tout ceci demande réflexion.

Enfin, de nombreuses équipes considèrent la méthode 5W2H comme du provisoire, une formalité supplémentaire à accomplir. Il est vrai que la réalisation d’un template supplémentaire est difficilement bien accueilli, du moins au premier abord, mais l’utilisation courante et les avantages évidents de communication de gain de temps en matière d’élaboration de compte-rendus tendent à convaincre les plus sceptiques.

Comment mettre en pratique la méthode 5W2H ?

Bien que très simple, la mise en pratique de la méthode 5W2H doit obéir à certaines règles. La première est la séquence des questions, qui doit être suivie. Après la description du problème (« What »), la question suivante (« Why ») détermine la faisabilité d’un projet.

Quand on répond à la question « Pourquoi ? », il est nécessaire de justifier ou motiver la réponse, afin de l’exécuter – de préférence par des données. Il peut arriver, à cette étape, que l’on ne dispose pas d’arguments solides, auquel cas, l’investissement en ressources et en temps sera vain car il n’est en réalité pas nécessaire ou sans retour. Sans un bon « Pourquoi ? », il n’y a pas de raisons de continuer, le projet peut donc être annulé ou reporté.

D’autre part, si l’on trouve des raisons suffisantes pour poursuivre, les autres questions devront être répondues d’une manière brève et objective, afin de visualiser l’état de chaque tâche facilement et immédiatement, de contrôler le temps, d’éviter le gaspillage et de déléguer des actions.

Imaginez, par exemple, la méthode 5W2H appliquée au processus de lavage industriel, en définissant le problème comme l’accumulation d’ustensiles à hygiéniser. Si l’on suit cette méthode, le « Pourquoi ? » pourrait être les délais trop longs et la difficulté d’accomplir des tâches exigeant des ustensiles désinfectés. Les étapes et les actions à mener pour résoudre le problème défini peuvent inclure de remplacer les appareils de lavage par d’autres aux cycles plus courts et de former les équipes aux procédures à suivre. Une fois toutes les tâches assignées et datées, on obtient une feuille de route détaillée permettant d’optimiser le flux de lavage des ustensiles.

Somengil et l’engagement envers l’amélioration permanente

L’amélioration permanente est bien plus que le choix d’outils de gestion de la qualité. C’est une manière d’être qui permet d’avoir une vision plus élargie et stratégique de tous les processus et ainsi de se maintenir en permanence sur le front du secteur.

Le 5W2H est un outil efficace et focalisé mais il n’est pas le seul. Dans le domaine du lavage industriel, la machine à laver industrielle MultiWasher aide les entreprises à atteindre des niveaux d’hygiénisation de tout ustensile d’une manière plus rapide, efficace et rapide. Si vous ne la connaissez pas encore, n’hésitez pas à vous inscrire à un webinaire, sans engagement, afin de la voir en action et constater par vous-même comment vous pourrez obtenir une efficacité sans précédent.