SIPOC: o que é e como utilizar

Deveria ter sido o maior e mais avançado avião comercial do mundo. O Airbus A380 foi projetado com capacidade para 500 passageiros e estava destinado a eclipsar o 747 do grande concorrente, a Boeing. Os passageiros e os pilotos adoravam o conforto. Tinha tudo para ser um sucesso – mas acabou por ser um dos mais espetaculares falhanços da aviação europeia.

Em retrospetiva, parece fácil prever o destino do A380. Mais do que dimensão, havia anos que a tendência era a utilização de compósitos leves para poupar peso (e combustível), algo que o A380 não tinha. Para não falar dos mais de 30 mil milhões de dólares de derrapagem orçamental no desenvolvimento – muitas vezes por causa de algo tão simples como a utilização de diferentes versões de programas CAD entre equipas. Após pouco mais de 10 anos a ser comercializado e pouco mais de 200 aviões vendidos, em 2021 entregava-se o último destes gigantes dos ares.

Quando os processos são tão complexos, o impacto de uma má comunicação interna e de uma visão incompleta pode ser catastrófica. Nestas situações, o diagrama SIPOC ajuda qualquer equipa – desde uma start-up emergente a uma empresa líder em aviação – a ganhar uma nova perspetiva sobre a forma como cada parte do processo se encaixa, garantindo que toda a equipa está em sintonia. Descubra o que é o SIPOC e como aplicar.

O que é o SIPOC?

SIPOC é a sigla para, em inglês, Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers. Trata-se de uma ferramenta visual que ajuda a representar um ou vários processos em que uma equipa está envolvida. Para cada processo apresentado, o SIPOC mostra o que produz e a quem, qual o seu início e o seu término, a sequência de ações necessárias à sua execução e quais os seus fornecedores.

O SIPOC inclui os seguintes elementos:

• Fornecedores: Entidades que fornecem materiais, informação ou serviços para o processo. Podem ser internas ou externas.
• Inputs: Recursos, materiais, equipamentos ou dados providenciados pelos fornecedores, necessários ao processo e à produção dos outputs esperados.
• Processo: etapas e ações necessárias para produzir o output desejado, ou seja, que ligam os inputs aos outputs.
• Outputs: produtos, serviços ou informações resultantes do processo.
• Clientes: entidades que usam ou recebem os produtos, serviços ou informações resultantes do processo.

Fonte: EdrawSoft

Qualquer um destes elementos é fundamental para a compreensão – e resultados – do processo. Veja-se novamente o caso do A380: a Rolls-Royce e a GE Aviation, dois dos maiores fornecedores, surpreenderam a Airbus ao anunciar inovações que levariam os motores mais modernos a poupar até 15% em combustível, quando o A380 já estava em produção. Isto deixou a Airbus em clara desvantagem comercial. Mas os problemas também se colocaram do outro lado do SIPOC, com os clientes.

Como referiu o presidente da Emirates na altura, a Airbus não equacionou o impacto dos grandes valores que seriam necessários para compensar os passageiros na eventualidade dos voos com A380 fossem cancelados ou atrasados. De facto, os clientes e os pilotos adoravam a experiência, mas não eram eles os principais clientes do processo de desenvolvimento: as companhias aéreas, preocupadas com o custo e receita por passageiro, é que determinaram o sucesso do projeto.

Por estes motivos, o SIPOC é frequentemente utilizado na fase “Definir” do método DMAIC, método base da metodologia Six Sigma.

Para que serve o SIPOC?

O SIPOC é útil para dar foco a um projeto, ajudando os membros da equipa a comunicar numa linguagem comum e a compreender o processo de melhoria contínua.

O SIPOC ajuda a compreender os processos de uma equipa

Esta ferramenta visual proporciona uma perspetiva geral e abrangente de um processo, ajudando a compreender e a comunicar as etapas-chave que têm um impacto real, direto e significativo nos resultados.

O SIPOC ajuda a manter as equipas alinhadas

A criação de um SIPOC é simples, pelo que pode ser utilizado como ponto de partida de um brainstorming de melhoria e de resolução de problemas. Garante que todos têm acesso às informações necessárias para tomar decisões.

O SIPOC clarifica as etapas de um processo

O simples ato de criar um SIPOC ajuda a clarificar as etapas mais cruciais de um projeto, deixando de lado os elementos secundários que pouco ou nada interferem no resultado. Esta análise pode ajudar a eliminar etapas desnecessárias ou de baixo valor acrescentado.

Como utilizar o SIPOC?

Depois de definida uma área a analisar, a construção do SIPOC deve ser feita da direita para a esquerda, isto é, dos clientes para os fornecedores. Isto vai ajudar a manter o foco da equipa nos entregáveis, ou seja, naquilo que efetivamente cada processo produz. O SIPOC pode ser utilizado para analisar os processos de uma equipa, de um departamento ou até de uma organização inteira. Pode ser um processo novo que quer implementar ou um processo já existente que pretende melhorar.

1. Liste os clientes e outputs

Para começar a preencher o SIPOC, identifique as pessoas ou equipas que são servidas pelo processo em análise. Depois, identifique outputs ou entregáveis do processo para cada um. Desta forma, vai compreender o que pode esperar dos recursos investidos e o que os clientes (internos ou externos) estão realmente a receber. Por exemplo, para o processo “validar encomenda de cliente”, dois possíveis outputs serão ter a “compra aprovada” e os “dados de cliente atualizados”. O cliente será a equipa logística que assim pode preparar a entrega. Estes processos terão várias etapas, que irão ser detalhadas no passo seguinte de construção do SIPOC.

2. Defina os passos mais importantes do processo

De seguida, identifique as principais etapas para executar o processo, ou seja, para chegar aos outputs que identificou no passo anterior. O objetivo não é entrar em grande detalhe, mas sim listar as principais etapas necessárias para ajudar a clarificar o que acontece dentro do processo. Seguindo o mesmo exemplo, para ter o output “base de dados atualizada” poderá ter de contactar o cliente, aceder a uma plataforma, atualizar os dados e gerar um relatório.

3. Identifique os fornecedores e inputs

De acordo com os pontos determinados anteriormente, é hora de identificar os fornecedores do processo e os inputs necessários. Pode, por exemplo, necessitar do historial de crédito do cliente – fornecido pela equipa comercial – antes começar o processo “validar encomenda de cliente”.

Depois de reunir todas as informações anteriores, desenhe o SIPOC e partilhe com todos os envolvidos. O diagrama resultante deve ser validado pelas equipas internas antes de ser implementado, para garantir que todas as informações estão corretas e que o SIPOC responde às necessidades do processo.

Quando fazer um SIPOC?

É importante realizar um SIPOC quando houver necessidade de melhorar ou otimizar o desempenho de um processo específico. Alguns sinais que indicam que está na hora de criar um SIPOC são:

• Mudanças nos processos: quando há mudanças significativas nos processos, criar um SIPOC pode ajudar a identificar os problemas e as melhorias necessárias.
• Alterações nos requisitos regulamentares: quando novos requisitos regulamentares são introduzidos ou os existentes são alterados, é importante criar um SIPOC para garantir que o processo atenda aos novos requisitos.
• Problemas de desempenho: quando um processo não está a atingir os objetivos esperados, pode ser útil criar um SIPOC para identificar os entraves e as oportunidades para melhorar o desempenho.
• Produtos ou serviços incompletos ou com falhas: quando os produtos ou serviços não estão a ser entregues de acordo com as expectativas do cliente, criar um SIPOC pode ajudar a identificar onde melhorar o processo.

Quais as limitações do SIPOC?

O SIPOC não pretende fornecer informações muito detalhadas sobre os processos em análise, mas antes ajudar os envolvidos a ter uma visão global, para facilitar a condução de brainstormings.

Por isso, o SIPOC não é suficiente para, por si só, identificar e corrigir problemas que possam surgir. É apenas uma de várias ferramentas de gestão de processos, e deve ser utilizada como complemento de outros métodos de melhoria contínua.

Concluindo, o SIPOC é mais uma ajuda para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. Ao colocar no papel os pontos principais de um processo, todos os envolvidos compreendem o que está a resultar e o que pode ser melhorado.

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