SIPOC: qué es y cómo usarlo

Debería haber sido el avión comercial más grande y avanzado del mundo. El Airbus A380 fue diseñado con una capacidad de 500 pasajeros y estaba destinado a eclipsar al 747 de Boeing. Tenía todo para ser un éxito, pero resultó ser uno de los mayores fracasos de la aviación europea.

En retrospectiva, parece fácil predecir el destino del A380. Durante años la tendencia fue utilizar compuestos ligeros para ahorrar peso (y combustible), algo que el A380 no tenía. Sin mencionar los más de $30 mil millones en excesos presupuestarios de desarrollo, a menudo debido a algo tan simple como el uso de diferentes versiones de programas CAD entre equipos. Tras algo más de 10 años comercializándose y algo más de 200 aviones vendidos, en 2021 se entregó el último.

Cuando los procesos son tan complejos, el impacto de una mala comunicación interna y una visión incompleta puede ser catastrófico. En estas situaciones, el diagrama SIPOC ayuda a cualquier equipo, desde una startup hasta una empresa de aviación líder, a obtener una nueva perspectiva sobre cómo encaja cada parte del proceso, garantizando que todo el equipo esté en sintonía. Descubra qué es diagrama SIPOC y cómo utilizarlo.

¿Qué es diagrama SIPOC?

SIPOC significa, en inglés, Suppliers, Inputs, Process, Outputs y Customers. Es una herramienta visual que ayuda a representar uno o varios procesos. Para cada proceso presentado, el diagrama SIPOC muestra lo que el proceso produce y para quién, cuándo comienza y cuándo termina, la secuencia de acciones necesarias para su ejecución y quiénes son sus proveedores.

El SIPOC incluye los siguientes elementos:

• Proveedores: Entidades que proveen materiales, información o servicios para el proceso. Pueden ser internos o externos.
• Inputs: Recursos, materiales, equipamientos o datos proporcionados por los proveedores, necesarios para el proceso y la producción de los outputs esperados.
• Proceso: Etapas y acciones necesarias para producir el output deseado.
• Outputs: Productos, servicios o información resultante del proceso.
• Clientes: Entidades que utilizan o reciben los productos, servicios o información resultante del proceso.

Fuente: EdrawSoft

Cualquiera de estos elementos es fundamental para la comprensión – y los resultados – del proceso. Tomemos nuevamente el caso del A380: Rolls-Royce y GE Aviation, dos de los mayores proveedores, sorprendieron a Airbus al anunciar innovaciones que llevarían a los motores más modernos a ahorrar hasta un 15% en combustible, cuando el A380 ya estaba en producción. Esto dejó a Airbus en una clara desventaja comercial. Pero los problemas también surgieron en el otro lado del diagrama SIPOC, con los clientes.

Como dijo en su momento el presidente de Emirates, Airbus no consideró el impacto de las grandes cantidades que se necesitarían para compensar a los pasajeros en caso de que los vuelos del A380 fueran cancelados o retrasados. De hecho, los pasajeros y los pilotos adoraron la experiencia, pero no eran los principales clientes del proceso: las aerolíneas, preocupadas con el coste y los ingresos por pasajero, determinaron el éxito del proyecto.

Por estas razones, SIPOC se usa a menudo en la fase «Definir» del método DMAIC, la base de la metodología Six Sigma.

¿Para qué sirve el diagrama SIPOC?

El diagrama SIPOC es útil para la gestión de un proyecto, ya que ayuda a los miembros del equipo a comunicarse en un lenguaje común y comprender el proceso de mejora continua.

Ayuda a entender los procesos de un equipo

Esta herramienta visual proporciona una perspectiva general de un proceso, lo que ayuda a comprender y comunicar los pasos clave que tienen un impacto real, directo y significativo en los resultados.

Ayuda a mantener coordinados a los equipos

La creación de un diagrama SIPOC es fácil, por lo que se puede utilizar como punto de partida para generar ideas para mejorar y resolver problemas. Es importante garantizar que todas las personas tienen acceso a la información que necesitan para tomar decisiones.

Permite definir las etapas de un proceso

El simple hecho de crear un diagrama SIPOC ayuda a clarificar las etapas más cruciales de un proyecto, dejando de lado elementos secundarios que tienen poco o ningún efecto en el resultado. Este análisis puede ayudar a eliminar pasos innecesarios o de bajo valor añadido.

¿Cómo utilizar el diagrama SIPOC?

Después de definir un área a analizar, la construcción del diagrama SIPOC se debe hacer de derecha a izquierda, es decir, de clientes a proveedores. Esto ayudará a mantener al equipo enfocado en los entregables, es decir, en lo que efectivamente produce cada proceso.

El diagrama SIPOC se puede utilizar para analizar los procesos de un equipo, un departamento o incluso una empresa. Puede tratarse de un proceso nuevo o un proceso existente que se quiere mejorar.

1. Define clientes y outputs

Para comenzar a completar el diagrama SIPOC, identifica los clientes del proceso en cuestión. Después, identifica los resultados del proceso o los entregables para cada uno. De esta forma, comprenderás qué puedes esperar de los recursos invertidos y qué reciben realmente los clientes (internos o externos).

Por ejemplo, para el proceso de «validación del pedido del cliente», dos posibles outputs serán «compra aprobada» y «datos del cliente actualizados». El cliente será el equipo de logística que así puede preparar la entrega. Estos procesos tendrán varias etapas, que irán detalladas en el siguiente paso del SIPOC.

2. Define los pasos más importantes del proceso

A continuación, identifica los pasos principales para llevar a cabo el proceso, es decir, para llegar a los outputs que identificaste en el paso anterior. El objetivo no es entrar en muchos detalles, sino enumerar los principales pasos necesarios para ayudar a aclarar lo que sucede dentro del proceso.

Siguiendo el mismo ejemplo, para tener el resultado de “base de datos actualizada”, es posible que debas contactar al cliente, acceder a una plataforma, actualizar los datos y generar un informe.

3. Identifica proveedores e inputs

De acuerdo con los puntos previamente determinados, es momento de identificar los proveedores del proceso y los inputs necesarios. Es posible, por ejemplo, que necesites el historial de crédito del cliente – proporcionado por el equipo comercial – antes de iniciar el proceso de “validación del pedido del cliente”.

Después de recopilar toda la información anterior, diseña el diagrama SIPOC y compártelo con todos los involucrados. El diagrama resultante debe ser validado por equipos internos antes de ser implementado, para garantizar que toda la información es correcta y que el SIPOC responde a las necesidades del proceso.

¿Cuándo hacer un diagrama SIPOC?

Es importante realizar un SIPOC cuando existe la necesidad de mejorar u optimizar el desempeño de un proceso específico. Algunas señales que indican que es hora de crear un SIPOC son:

• Cambios en los procesos: cuando hay cambios significativos en los procesos, la creación de un diagrama SIPOC puede ayudar a identificar los problemas y las mejoras necesarias.
• Cambios en los requisitos reglamentarios: cuando se introducen nuevos requisitos reglamentarios o se modifican los existentes, es importante crear un SIPOC para garantizar que el proceso cumpla con los nuevos requisitos.
• Problemas de rendimiento: cuando un proceso no está logrando los objetivos esperados, puede ser útil crear un SIPOC para identificar problemas y oportunidades para mejorar el rendimiento.
• Productos o servicios incompletos o defectuosos: cuando los productos o servicios no cumplen com las expectativas del cliente, la creación de un diagrama SIPOC puede ayudar a identificar dónde mejorar el proceso.

¿Cuáles son las limitaciones del diagrama SIPOC?

El diagrama SIPOC no pretende brindar información muy detallada sobre los procesos, sino ayudar a los involucrados a tener una visión global, para facilitar la realización de sesiones de brainstorming.

De este modo, el diagrama SIPOC resulta insuficiente para identificar y corregir los problemas que puedan surgir. Es solo una de varias herramientas de gestión de procesos y debe utilizarse como complemento de otros métodos de mejora continua.

En definitiva, el diagrama SIPOC es una ayuda más para pensar y proponer nuevos caminos que traigan mejores resultados. Al poner los puntos principales de un proceso en papel, todos los involucrados entienden qué está funcionando y qué se puede mejorar.

MultiWasher, mejora continua en lavado industrial

Es pensando en la perfección de los procesos que Somengil ha desarrollado MultiWasher, una máquina de lavado industrial de última generación que limpia de manera impecable cualquier tipo de utensilio. Ahora, más que nunca, la calidad del lavado y el ahorro de recursos son esenciales, y MultiWasher es el equipo necesario para alcanzar niveles sin precedentes.

MultiWasher ahorra agua (utiliza 2/3 menos que otras soluciones del mercado), energía, detergente (se necesita un 70% menos) y mano de obra. Limpia cualquier tipo de utensilio y es sostenible, contribuyendo a la protección del medio ambiente. No requiere prelavado, reduce el tiempo de lavado y los utensilios salen de la máquina secos y listos para usar, con total seguridad.

Apúntate a nuestro webinar y comprueba el impacto que esta tecnología tendrá en tu negocio. Eleva a la perfección tus procesos de lavado con Multiwasher.