Comment élaborer un plan d’action efficace

Planifications incertaines, objectifs utopiques et peu quantifiables sont quelques-unes des principales raisons qui conduisent près de 70 % des projets du monde entier à leur perte – c’est-à-dire qu’ils n’atteignent pas les objectifs fixés, excèdent le budget ou prennent plus de temps que prévu. Découvrez comment un plan d’action efficace peut s’avérer utile et comment l’élaborer, pas à pas.

Qu’est-ce qu’un plan d’action?

Un plan d’action est un simple document sur lequel sont énumérées les tâches ou les étapes que les membres d’une équipe doivent accomplir afin d’atteindre leurs objectifs. Il peut être considéré comme un plan de gestion pour les initiatives de l’entreprise, qui détaille toutes les étapes à franchir pour atteindre chaque objectif.

Pour être efficace, un plan d’action doit contenir plusieurs composants spécifiques, afin de ne laisser aucun aspect au hasard. Du début à la fin du projet, le plan d’action doit expliquer clairement à l’équipe qui fait quoi et quand. En d’autres termes, le plan d’action divise un macro objectif en plusieurs micro objectifs, séquentiels et faciles à suivre.  

Quels sont les avantages d’un plan d’action efficace?

Les études démontrent que près de 39 % des projets échouent en raison d’un manque de planification. Ce pourcentage est impressionnant, si l’on considère le gaspillage de ressources, de temps et d’efforts fournis dans des projets qui ne sont jamais concrétisés. Un bon plan permet une meilleure coordination, prévoit les livrables, fixe des dates de conclusion et distribue les responsabilités. Des éléments essentiels pour définir ce que signifie un projet « à succès » – et pour avancer vers cet objectif.

En outre, un plan d’action fonctionne comme un guide permettant à chacun de savoir exactement ce qu’il a à faire, en indiquant une direction et un parcours à suivre. Il aide également à définir les priorités et à simplifier le flux de travail. Un plan d’action efficace permet d’anticiper les défis, les limites ou les blocages éventuels, afin que l’équipe puisse préparer en amont des plans de contingence et ainsi garantir la continuité du projet. Enfin et non des moindres, fixer un délai empêche d’abandonner un projet en chemin. Il est d’ailleurs plus facile de démarrer de nouveaux projets que de terminer un projet en cours, c’est la raison pour laquelle des plannings bien définis aident à mener un projet jusqu’à son objectif final.

Comment élaborer un plan d’action efficace

Il n’existe pas une manière unique et universelle d’élaborer un plan d’action efficace. Cependant, certaines bonnes pratiques doivent être suivies pour tirer le meilleur profit de la planification.

1. Définir des livrables SMART

La première étape consiste à définir des actions claires pour le plan d’action. Une idée peut être d’adopter la méthode SMART, qui aide à établir des tâches spécifiques (Specific), mesurables (Measurable), réalisables (Achievable), réalistes (Realistic) et avec des délais (Time Bound).

Il est donc important de veiller à alimenter le plan d’action avec des tâches intégrant toutes ces catégories. Par exemple, la tâche « augmenter les ventes » n’est pas spécifique. En revanche, « prospecter 3 nouveaux clients par mois » est déjà un objectif plus spécifique, réalisable, réaliste et dont le succès peut être mesuré. Ainsi, au lieu de tâches ou d’objectifs, prévoyez des livrables – dont vous attendez la livraison par chacun à la date de terme.

2. Définir des priorités et ajouter des délais

Une fois que toute l’équipe a compris clairement en quoi consiste le livrable, l’étape suivante consiste à déterminer les étapes nécessaires pour l’atteindre. Et comme toutes les étapes ne sont pas franchies simultanément, il convient d’organiser, séquencer et établir des priorités au niveau des tâches. Cette méthode vous permettra de comprendre que certaines tâches doivent être accomplies en priorité pour que d’autres puissent être entamées. Soulignez ces dépendances et définissez la séquence idéale pour éviter les blocages et les obstacles.

Attribuez parallèlement un délai réaliste à l’exécution de chaque tâche. Consultez le responsable au sujet de sa capacité de réponse avant de fixer les délais. N’oubliez pas de prévoir un laps de temps pour les questions et les changements pouvant survenir lors de la mise en œuvre de ces tâches, il peut s’avérer nécessaire de revoir les actions et les priorités.

3. Allouer des ressources

Une fois les actions et les délais définis, les ressources nécessaires doivent être identifiées. Ces ressources peuvent inclure le budget, les équipements, le personnel ou les outils. Elles doivent ensuite être allouées aux personnes précises, avant de désigner un responsable pour chaque étape.

Une manière de bien allouer les ressources est d’utiliser la matrice RACI. Cette méthode aide à expliquer les responsabilités de chaque membre de l’équipe pour chaque initiative. Il est ainsi possible de définir (R) qui réalise, (A) qui supervise, (C) qui doit être consulté et (I) qui doit être informé. 

4. Établir une logique pour le statut des tâches

À démarrer, en cours, terminé. Les statuts des tâches peuvent varier considérablement et font l’objet d’une interprétation pouvant prêter à confusion et entraîner une perte de temps. Pour être efficace, un plan d’action doit préserver l’état des actions et leur signification doit être correctement comprise de tous. Mettre ces états par écrit et qu’ils soient identiques pour différents projets et plans d’action peut s’avérer utile.

Une bonne pratique consiste à suivre la logique du cycle de la méthode Kanban. Cette méthode utilise des colonnes pour représenter visuellement les diverses étapes du flux de travail, depuis les tâches non débutées jusqu’à celles livrées. Les colonnes les plus utilisées sont « À faire », « En cours » et « Terminées », d’autres colonnes pouvant être ajoutées en fonction de la nature et la complexité du projet. Chaque action est écrite sur des cartes réparties dans les colonnes selon son état. Il est déconseillé d’avoir plus de 5 colonnes ou états, afin d’éviter de compliquer le processus. Grâce à ces règles claires, toute ambiguïté sur l’état de chaque action est levée.

5. Rendre le plan visible de tous

Quelle que soit la forme adoptée par le plan d’action – tableau, diagramme de flux, graphique de Gantt, Kanban, feuille de calcul Excel, tableau blanc ou moniteur – il est important de s’assurer qu’il est facilement accessible et compréhensible de tous, afin de permettre à l’équipe d’avoir un accès immédiat et en temps réel de toutes les informations et mises à jour. Il est essentiel que tout le monde suive les tâches, les délais et les ressources de près, afin que la personne responsable de l’action suivante puisse démarrer son travail dans les plus brefs délais.

Le fait que le plan d’action soit visible de tous permet à l’équipe d’avoir une compréhension visuelle, ample et immédiate du projet, ainsi qu’une direction claire et un objectif bien défini.

6. Maintenir le plan d’action vivant

Une fois que le plan d’action prend contact avec la réalité, il doit être continuellement mis à jour. Il faut éviter de suivre aveuglément un plan lorsque les événements apportent de nouveaux besoins et de nouvelles orientations. Il est donc important de discuter régulièrement du plan d’action avec toute l’équipe, afin de le maintenir actif et à l’avant-garde dans tous les esprits – c’est finalement l’objectif.

Réservez également du temps pour analyser les performances et évaluer les progrès des étapes-clé. C’est une manière de faire le point sur les tâches achevées et celles à accomplir, ainsi que pour détecter les questions auxquelles il est nécessaire d’apporter des réponses adéquates et de procéder aux adaptations utiles. Cette étape est essentielle pour garantir que les objectifs sont remplis, dans le respect du planning et du budget. Pour les projets opérationnels, avec des équipes géographiquement proches, ce statut doit être mis à jour personnellement et quotidiennement.

En conclusion, élaborer et maintenir un plan d’action est une étape importante pour contrer les statistiques démotivantes de gestion des projets. Il ne s’agit pas seulement de le rédiger et le ranger, c’est un document vivant qui doit accompagner les équipes pendant toute la durée du cycle de vie du projet. Somengil accompagne cette recherche de l’excellence, partagée par les entreprises leaders dans leurs secteurs respectifs. C’est dans cet esprit d’amélioration permanente que nous avons perfectionné la Multiwasher, une machine à laver industrielle de dernière génération, avec une consommation d’eau, d’électricité et de produit nettoyant qui est sont référence dans le secteur. Inscrivez-vous à un webinaire gratuit et constatez la différence pour votre entreprise.