Cómo crear un plan de acción eficaz

La falta de planificación, junto con objetivos poco realistas y poco medibles, son algunas de las principales causas que provocan que alrededor del 70 % de los proyectos en todo el mundo fracasen. Es decir, estos proyectos no alcanzan el resultado esperado, tienen un coste superior al del presupuesto asignado o tardan más de lo previsto en concretizarse. Descubre cómo un plan de acción eficaz puede ayudar a tu negocio y cómo crearlo, paso a paso.

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una herramienta que establece las tareas o los pasos que los miembros de un equipo deben completar para alcanzar sus objetivos. Puede considerarse un plan de gestión, que contiene todos los pasos necesarios para alcanzar cada meta.

Para ser efectivo, un plan de acción debe contener varios componentes específicos, para no dejar ningún aspecto al azar. Desde el inicio hasta el fin de un proyecto, el plan de acción debe dejar claro a todo el equipo quién hace qué y cuándo. En otras palabras, el plan de acción permite fijar un objetivo principal y dividirlo en varios pequeños objetivos secuenciales, que pueden seguirse fácilmente.

¿Qué beneficios ofrece un plan de acción eficaz?

Numerosos estudios indican que alrededor del 39% de los proyectos fracasan por falta de planificación. Un porcentaje que impresiona, considerando el desperdicio de recursos, tiempo y esfuerzos que se destinan a proyectos que nunca llegan a ver la luz del día. Una buena planificación permite una mayor coordinación, asignando fechas de finalización y responsables para cada tarea. Elementos esenciales para definir lo que significa un proyecto “exitoso” y para alcanzar el objetivo definido.

Un plan de acción funciona como guía, permitiendo que todos sepan exactamente qué hacer y estableciendo una ruta a seguir. También ayuda a establecer prioridades y simplificar el flujo de trabajo. Además, un plan de acción eficaz permite anticipar desafíos, limitaciones o posibles bloqueos, para que el equipo pueda preparar planes de contingencia con anticipación y garantizar la continuidad del proyecto.

Por último, pero no menos importante, tener un plazo definido evita que los proyectos no se finalicen. De hecho, es más fácil comenzar nuevos proyectos que terminar un proyecto en curso, por lo que los cronogramas bien definidos ayudan al proyecto a avanzar hacia su objetivo final.

¿Cómo crear un plan de acción eficaz?

No existe una fórmula única y universal para crear un plan de acción eficaz, pero existen algunas buenas prácticas que deben seguirse para sacar el máximo partido de la planificación.

1. Establecer objetivos SMART

El primer paso es definir acciones claras para el plan de acción. Puedes optar por el método SMART, que ayuda a establecer tareas específicas (Specific), medibles (Measurable), alcanzables (Achievable), realistas (Realistic) y con fecha límite (Time Bound).

Es importante completar el plan de acción con tareas que entren en todas estas categorías. Por ejemplo, la tarea «aumentar las ventas» no es específica. Por otro lado, “conseguir 3 nuevos clientes al mes” ya es un objetivo concreto, alcanzable y realista cuyo éxito se puede medir. Planifica tareas u objetivos específicos, lo que esperas que cada miembro del equipo entregue en la fecha límite.

2. Priorizar tareas y definir plazos

Una vez que todo el equipo entiende perfectamente cuál es su objetivo, es hora de especificar los pasos necesarios para alcanzarlo. Y como no todos los pasos se dan simultáneamente, es importante organizar, secuenciar y priorizar las tareas. Al hacer esto, verás que hay tareas que deben completarse antes de que otras puedan comenzar. De este modo, es importante alertar de estas dependencias y analizar cuál es la secuencia óptima para evitar bloqueos y obstáculos.

Al mismo tiempo, es necesario asignar una fecha límite realista a cada tarea. Consúltalo con el responsable de dicha tarea para saber cuál es la capacidad de respuesta antes de decidir los plazos. No olvides dejar espacio para problemas y cambios que puedan surgir en la implementación. Puede ser necesario revisar acciones y prioridades.

3. Asignar recursos

Después de definir acciones y plazos, identifica los recursos necesarios. Los recursos pueden incluir presupuesto, equipamientos, personal o herramientas. Después, asígnalos a las personas adecuadas y define una persona responsable para cada etapa.

Una forma de hacer una buena asignación de recursos es utilizar la matriz RACI. Este método ayuda a aclarar las responsabilidades de cada miembro del equipo para cada iniciativa. De este modo, define (R) quién realiza, (A) quién supervisa, (C) quién debe ser consultado y (I) quién debe ser informado.

4. Establecer una lógica para el estado de cada tarea

Por iniciar, en curso o completada. Los estados de las tareas pueden variar mucho y están sujetos a interpretación, lo que puede generar confusión y pérdida de tiempo. Para ser eficaz, un plan de acción debe determinar cuáles son los diferentes estados y su significado, que debe quedar claro para todos los miembros del equipo. Aquí es útil tener estos estados documentados y que sean idénticos en diferentes proyectos y planes de acción.

Una buena práctica es seguir la lógica del método Kanban. Esta metodología utiliza columnas como representaciones visuales de los distintos estados o etapas, desde “Por iniciar” o “En curso” hasta “Completado”, pudiendo añadir otras columnas según la naturaleza y complejidad del proyecto. Cada acción se coloca en tarjetas que se distribuyen por cada columna según el estado en el que se encuentran. No se recomienda tener más de 5 columnas o estados, para no complicar demasiado el proceso. Con estas reglas claras, no hay ambigüedades sobre el estado de cada tarea.

5. Hacer que el plan de acción sea visible para todos.

Independientemente de la forma que adopte el plan de acción (tablas, diagramas de flujo, diagramas de Gantt, Kanban, hojas de Excel, pizarras o monitores), asegúrate de que todos puedan tener acceso inmediato y visualizarlo en tiempo real, para ver toda la información y actualizaciones. Es importante que todos vigilen de cerca las tareas, los plazos y los recursos para que la persona responsable de la siguiente acción o tarea pueda comenzar su trabajo lo más rápido posible.

Hacer que el plan de acción sea visible para todos permite que todo el equipo tenga una comprensión visual, integral e inmediata del proyecto, así como una dirección clara y un objetivo bien definido.

6. Mantener vivo el plan de acción

Una vez que el plan de acción ya se ha ejecutado, debe actualizarse continuamente. No sigas ciegamente un plan cuando un nuevo proyecto conlleva nuevas necesidades y reorientaciones. Analiza el plan de acción regularmente con todo el equipo, para mantenerlo vivo y actualizado, al fin y al cabo, este es precisamente el objetivo.

Realiza un análisis del rendimiento y evalúa el progreso para hacer balance de las tareas realizadas y las que quedan por realizar. De este modo, conseguirás detectar las dudas que deben ser debidamente resueltas y realizar los ajustes necesarios. Este paso es esencial para garantizar que los objetivos se cumplen a tiempo y dentro del presupuesto.

En conclusión, crear y mantener un plan de acción es un paso importante para superar las desalentadoras estadísticas en gestión de proyectos. No es algo para escribir y guardar, sino una herramienta viva que debe acompañar a todo el equipo a lo largo de todo el proyecto.

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